Boodschappenlijst voor een symposium
Voor een symposium heb je meer nodig dan stoelen en koffie. Deelnemers moeten zich kunnen registreren, sprekers moeten zonder technische vertraging kunnen presenteren en tijdens pauzes moeten drank, servies en catering klaarstaan. Stem aantallen af op het definitieve aantal aanmeldingen en houd rekening met reserve-exemplaren. Controleer vooral kabels, microfoons, naambadges, hand-outs en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, omdat ontbrekende materialen op de dag zelf lastig te vervangen zijn.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 115
- Tafelsaantal 14
- Registratietafel
- Spreektafel
- Buffettafelsaantal 6
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikkeraantal 2
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Dinerbesteksetsaantal 120
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Buffetschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Dienbladenaantal 8
Decoratie
- Naamkaartstandaardsaantal 10
- Tafelkleedensetsaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Programmapostersaantal 6
- Naambadgehoudersaantal 120
- Pijlbordenaantal 10
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Theezakjes - 250 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Koffiemelk - 8 liter
- Houdbare melk - 10 liter
- Plantaardige melk - 6 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Honing - 2 potten
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini-croissants - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Jam - 4 potten
- Hummus - 2 kilo
- Komkommer - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 100 stuks
- Gemengde noten - 3 kilo
- Zoute crackers - 8 pakken
- Olijven - 2 kilo
- Baguettes - 20 stuks
- Volkorenbrood - 10 broden
- Wittebrood - 10 broden
- Belegde broodjes - 120 stuks
- Kaasplakken - 4 kilo
- Ham - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Sla - 3 kroppen
- Tomaten - 4 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Krieltjes - 15 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Kipfilet - 15 kilo
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Gegrilde groenten - 10 kilo
- Groene salade - 10 kilo
- Tomatensaus - 8 liter
- Pestosaus - 3 kilo
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Yoghurtdressing - 4 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Citroenen - 3 kilo
- Fruitdesserts - 120 stuks
- Chocolademousse - 80 porties
- Vegan desserts - 20 porties
- Koekjes - 8 pakken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Cocktailprikkers - 200 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Handzeep - 6 flacons
- Papieren handdoeken - 12 pakken
Tips
- Reken per deelnemer op één naambadge, één programmablad en eventueel één hand-out per presentatie. Print daarnaast ongeveer 5% extra voor late aanmeldingen, beschadigde exemplaren en sprekers.
- Plan voor registratie één tafel, een actuele deelnemerslijst en schrijfmateriaal. Leg de registratie minstens 30 minuten voor de ontvangst klaar, zodat je niet tegelijk gasten hoeft te ontvangen en nog materiaal zoekt.
- Neem per presentatie een werkende laptop, de juiste HDMI-kabel en een presentatieklikker mee. Leg minstens één reservekabel klaar en test alle presentaties uiterlijk de dag voor het symposium op de gebruikte projector.
- Voor een pauze van één uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon; koel water en andere dranken daarom vóór aankomst van de deelnemers. Tel kopjes, glazen, lepels en bestek op basis van het aantal deelnemers plus ongeveer 10% reserve.
- Controleer de zaal op voldoende stoelen, tafels, stroompunten en geluidsdekking voordat de opbouw begint. Leg verlengkabels en stekkerdozen niet los op looproutes en test microfoons, luidsprekers en flip-overstiften tijdens de locatie-inspectie.
Veelgestelde vragen
- Wat moet ik kopen voor een symposium?
- Zorg voor materialen voor registratie, presentaties, catering en pauzes. Denk aan naambadges, deelnemerslijsten, hand-outs, laptop, projector, HDMI-kabels, microfoons, waterglazen, koffiekopjes en servies. De exacte aantallen hangen af van het aantal deelnemers en sprekers.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een symposium?
- Zet minimaal één stoel per aangemelde deelnemer klaar en voeg 5% tot 10% reserve toe als vrije plaatskeuze of late aanmeldingen mogelijk zijn. Bij 80 deelnemers betekent dat 84 tot 88 stoelen. Controleer ook of sprekers en technici een aparte zitplaats nodig hebben.
- Hoeveel hand-outs moet ik printen voor een symposium?
- Print één exemplaar per deelnemer wanneer de hand-out tijdens de sessie wordt gebruikt. Voeg ongeveer 5% extra toe; voor 100 deelnemers zijn dat 105 exemplaren. Vraag presentaties en definitieve bestanden uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf op, zodat je nog kunt controleren en printen.
- Wanneer moet ik de techniek voor een symposium controleren?
- Controleer presentaties, HDMI-kabels, projector, microfoons en geluid uiterlijk één dag vooraf. Doe op de symposiumdag opnieuw een korte test zodra de apparatuur is aangesloten, bij voorkeur minimaal 60 minuten voor de eerste sessie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!