Symposium-Einkaufsliste: Das brauchst du vor Ort
Für ein Symposium brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Auf dieser Einkaufsliste findest du die Ausstattung für Registrierung, Vorträge, Catering und Pausen – einschließlich Kabeln, Geschirr und Getränkeservice. Plane die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und bestelle Technik sowie Mobiliar frühzeitig. Dinge wie Namensschilder, Präsentationsklicker und passende Adapter werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 115
- TischeAnz. 14
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BuffetischeAnz. 6
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- Abendbesteck-SetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- BuffetschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- TablettsAnz. 8
Dekoration
- NamenskartenständerAnz. 10
- TischdeckensetsAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Teebeutel - 250 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Kaffeemilch - 8 Liter
- H-Milch - 10 Liter
- Pflanzliche Milch - 6 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Honig - 2 Gläser
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Marmelade - 4 Gläser
- Hummus - 2 Kilo
- Gurke - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Salzcracker - 8 Packungen
- Oliven - 2 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 10 Brote
- Weißbrot - 10 Brote
- Belegte Brötchen - 120 Stück
- Käsescheiben - 4 Kilo
- Schinken - 3 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Salat - 3 Köpfe
- Tomaten - 4 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Rote Zwiebel - 1 Kilo
- Drillinge - 15 Kilo
- Reis - 8 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Hähnchenbrustfilet - 15 Kilo
- Vegetarische Burger - 40 Stück
- Gegrilltes Gemüse - 10 Kilo
- Grüner Salat - 10 Kilo
- Tomatensauce - 8 liter
- Pestosauce - 3 Kilo
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Joghurtdressing - 4 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 500 Gramm
- Zitronen - 3 Kilo
- Fruchtdesserts - 120 Stück
- Schokoladenmousse - 80 Portionen
- Vegane Desserts - 20 Portionen
- Kekse - 8 Packungen
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Rührstäbchen - 250 Stück
- Cocktailspieße - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Handseife - 6 Spender
- Papierhandtücher - 12 Packungen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Registrierungstisch, Rednertisch und Buffet brauchst du außerdem eigene Tische, die nicht aus der Sitzordnung genommen werden.
- Rechne beim Geschirr mit mindestens 1 Dinner-Teller, 1 Dessertteller, 1 Kaffeetasse, 2 Wassergläsern und 1 Besteckset pro Person. Bei mehreren Essensgängen oder langen Pausen solltest du 10 bis 20 Prozent Reserve einplanen.
- Prüfe die Präsentationstechnik spätestens 24 Stunden vorher mit dem Laptop der Referenten: Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Klicker, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher müssen zusammen funktionieren. Lege mindestens ein passendes Ersatz- oder Adapterkabel bereit.
- Kalkuliere für die Registrierung etwa 1 Tisch, Namensschilder, eine gedruckte Teilnehmerliste und Schreibmaterial ein. Bei mehr als 100 Gästen sind zwei Anmeldestationen sinnvoll, damit die Warteschlange in den ersten 15 Minuten nicht den Eingang blockiert.
- Kühle Getränke am Vorabend und stelle für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person bereit. Bestätigte Ernährungswünsche sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Symposium an das Catering gehen, damit Sonderportionen nicht fehlen.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für ein Symposium an Technik?
- Mindestens Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker, Mikrofone, Lautsprecher und HDMI-Kabel. Plane pro Präsentationsplatz ein Anschlusskabel und teste die komplette Kette spätestens 24 Stunden vorher.
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Symposium?
- Rechne pro Teilnehmer mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Kaffeetasse, zwei Wassergläsern und einem Besteckset. Bestelle zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve, besonders bei Selbstbedienung und mehreren Pausen.
- Wie viele Stühle und Tische brauche ich für ein Symposium?
- Plane einen Stuhl pro bestätigtem Teilnehmer plus 5 bis 10 Prozent Reserve. Zusätzlich brauchst du mindestens einen Registrierungstisch, einen Rednertisch und ausreichend Buffetische für das Catering.
- Wann muss ich Catering und Technik für ein Symposium bestellen?
- Reserviere Catering und Technik, sobald Termin, Ort und Teilnehmerrahmen feststehen, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Tage vorher bestätigen.
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