Que faut-il prévoir pour un symposium ?

Un symposium demande plus qu’un programme et des intervenants confirmés. Il faut prévoir l’accueil, les pauses, les repas, la présentation des contenus et la circulation dans la salle. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réunir pour que les participants puissent s’inscrire, s’installer, écouter et échanger sans attente inutile. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, puis vérifiez chaque élément au moins la veille, surtout le matériel technique et les boissons à rafraîchir.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de buffetqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Sets de nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Affiches du programmeqté 6
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait pour café - 8 litres
- Lait longue conservation - 10 litres
- Lait végétal - 6 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Confiture - 4 pots
- Houmous - 2 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 100 pièces
- Noix mélangées - 3 kilo
- Biscuits salés - 8 paquets
- Olives - 2 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 10 pains
- Pain blanc - 10 pains
- Sandwichs garnis - 120 pièces
- Tranches de fromage - 4 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Laitue - 3 têtes
- Tomates - 4 kilo
- Concombres - 4 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Pommes de terre grenailles - 15 kilos
- Riz - 8 kilos
- Pâtes - 8 kilos
- Blanc de poulet - 15 kilos
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Légumes grillés - 10 kilo
- Salade verte - 10 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Sauce pesto - 3 kilo
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Citrons - 3 kilos
- Desserts aux fruits - 120 pièces
- Mousse au chocolat - 80 portions
- Desserts vegan - 20 portions
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par participant, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les intervenants, les organisateurs et les arrivées imprévues.
Pour une journée complète, comptez environ 1,5 litre d’eau par personne, puis ajoutez les boissons prévues pour les pauses et le repas. Refroidissez-les avant l’arrivée des participants.
Préparez un verre à eau par personne et une marge de 10 %. Pour le café, prévoyez au moins une tasse et une cuillère par participant, avec deux machines ou bouilloires si plus de 40 personnes doivent être servies rapidement.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI et le cliqueur au moins 24 heures avant le symposium. Gardez deux rallonges et une multiprise de réserve à portée de main.
Imprimez les badges nominatifs, la liste des participants et les documents au plus tard la veille. Installez la table d’inscription 30 minutes avant l’ouverture, avec les badges classés par ordre alphabétique.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un symposium ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 50 personnes, installez donc 53 à 55 chaises, sans oublier les places des intervenants et de l’équipe d’accueil.
Quelle quantité de boissons acheter pour un symposium ?: Pour une journée, comptez environ 1,5 litre d’eau par personne. Ajoutez les boissons chaudes et froides prévues aux pauses, puis achetez-les au moins 24 heures à l’avance pour pouvoir les refroidir.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un câble HDMI, un cliqueur et une multiprise. Pour les interventions orales, ajoutez des microphones, des pieds de micro, une console de mixage et des haut-parleurs selon la taille de la salle.
Quand préparer les badges et les documents du symposium ?: Imprimez les badges et les documents la veille, après la clôture des inscriptions. Gardez une dizaine de badges vierges et quelques exemplaires supplémentaires des documents pour les inscriptions de dernière minute.

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