Lista de compras para organizar un simposio

Un simposio necesita más que sillas y un proyector: también hay que prever acreditaciones, café, agua, vajilla y conexiones para las presentaciones. Esta lista te ayuda a reunir las compras y el material antes de que lleguen ponentes y asistentes. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un pequeño margen para evitar quedarte corto. Revisa especialmente la técnica y las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido del catering.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 115
Mesascant. 14
Mesa de registro
Mesa de oradores
Mesas de buffetcant. 6
Taburetescant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Juegos de cubiertos para cenacant. 120
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de buffetcant. 12
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejascant. 8

Decoración

Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
Sets de mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Pósteres del programacant. 6
Portanombrescant. 120
Carteles direccionalescant. 10

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Leche para el café - 8 litros
- Leche UHT - 10 liter
- Leche vegetal - 6 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Miel - 2 tarros
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Mermelada - 4 tarros
- Hummus - 2 kilos
- Pepino - 3 kilo
- Tomates cherry - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 100 unidades
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Crackers salados - 8 paquetes
- Aceitunas - 2 kilos
- Baguettes - 20 unidades
- Pan integral - 10 panes
- Pan blanco - 10 panes
- Sándwiches - 120 unidades
- Lonchas de queso - 4 kilo
- Jamón - 3 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Lechuga - 3 piezas
- Tomates - 4 kilo
- Pepinos - 4 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Cebolla roja - 1 kilo
- Patatas pequeñas - 15 kilo
- Arroz - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Pechuga de pollo - 15 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Verduras a la parrilla - 10 kilo
- Ensalada verde - 10 kilo
- Salsa de tomate - 8 litros
- Salsa pesto - 3 kilo
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aderezo de yogur - 4 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Limones - 3 kilos
- Postres de fruta - 120 unidades
- Mousse de chocolate - 80 porciones
- Postres veganos - 20 porciones
- Galletas - 8 paquetes
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula un vaso de agua por persona y hora, y coloca las bebidas antes de abrir la mesa de registro. El agua suele olvidarse cuando se centra toda la atención en el café.
Prepara entre 10 y 15 acreditaciones adicionales sobre el número confirmado de asistentes. Así podrás cubrir inscripciones de última hora o errores de impresión.
Comprueba la conexión entre portátil, cables HDMI, proyector y pantalla al menos 24 horas antes. Lleva un cable HDMI y una regleta de reserva si el espacio no los proporciona.
Para una pausa de café, calcula una taza por persona y añade un 10 % extra. Revisa también que haya cucharillas, teteras o máquinas de café suficientes para servir sin esperas.
Pide las preferencias dietéticas como mínimo 5 días antes del simposio y entrégalas al catering junto con el número final de comensales. Marca claramente las opciones especiales en la mesa del buffet.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta agua necesito para un simposio?: Calcula aproximadamente 0,5 litros por persona para una jornada corta y hasta 1 litro por persona para un programa de día completo. Añade un 10 % extra si el lugar es caluroso o no hay fuentes de agua.
¿Cuántas tazas de café hacen falta por persona?: Para una pausa de café, prevé una taza por persona y añade un 10 % de margen. En un simposio de jornada completa con dos pausas, calcula entre 2 y 3 servicios por asistente.
¿Cuándo debo confirmar la compra del catering?: Confirma el número provisional y las necesidades dietéticas al menos 5 días antes. Cierra la cifra definitiva entre 48 y 72 horas antes, según las condiciones del proveedor.
¿Qué material técnico debo comprobar antes del simposio?: Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas y los cables al menos 24 horas antes. Reserva entre 30 y 45 minutos el mismo día para una segunda comprobación en la sala.

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