Checklist voor het organiseren van een SUP-wedstrijd

Een SUP-wedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen boards en een startlijn. Leg eerst het wedstrijdformat, parcours en de start- en finishlocatie vast. Daarna regel je vergunningen, waterveiligheid, reddingsdekking en inschrijvingen, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. In de laatste week controleer je het weer, bevestig je materiaal en instrueer je vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 63 taken in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Parcours opmeten
3 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
Waterveiligheidsplan opstellen
2 personen
Reddingsdekking vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Wedstrijdreglement publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startnummers indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Materiaalreserveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal ophalen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Uitslagenformulieren afdrukken
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Wedstrijdboeien plaatsen
4 personen
Finishboog plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
EHBO- en reddingspost inrichten
2 personen
Boards en peddels controleren
3 personen
Briefing voor medewerkers houden
5 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Materiaal aan deelnemers uitgeven
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Openingswoord verzorgen
Startprocedure uitvoeren
4 personen
Parcoursposten bemannen
6 personen
Deelnemers op het water volgen
4 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Gebruikte bekers verzamelen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemersdiner serveren
4 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Terrein afsluiten
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Boeien uit het water halen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materiaal retourneren
3 personen
Uitslagen online plaatsen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Inschrijftafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 40
SUP-peddelsaantal 40
Leashesaantal 40
Zwemvestenaantal 45
Wedstrijdboeienaantal 12
Reddingsboeienaantal 4
Reddingslijnenaantal 4
Waterdichte opbergtonnenaantal 6
Startvlaggenaantal 3
Fluitjesaantal 8
Startnummervestenaantal 40
Medaillelintenaantal 60
Trofeeënaantal 3

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Geluidsinstallatie
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Prikbordenaantal 3
Waterdichte mappenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12

Decoratie

Finishboog
Windbestendige vlaggenaantal 12
Afschermlintaantal 4

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Meet het parcours ruim vóór je uitnodigingen verstuurt en leg start, finish, boeien en eventuele keerpunten vast. Zo kun je afstanden, startnummers en deelnemersinformatie zonder latere wijzigingen publiceren.
Regel vergunningen, meldingen en reddingsdekking niet pas in de laatste week. Plan hiervoor minimaal 6 tot 8 weken vóór de wedstrijd, omdat de beschikbaarheid van locatie en veiligheidsbezetting je datum kan bepalen.
Maak het waterveiligheidsplan concreet per zone: wie houdt toezicht, welke portofoon gebruikt die persoon en waar liggen reddingsboeien, reddingslijnen en zwemvesten? Instrueer vrijwilligers uiterlijk op de dag vóór de wedstrijd.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, meldpunt, parcours, wedstrijdreglement, materiaalafspraken, weersbeleid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Houd opbouw en registratie uit elkaar: zet inschrijftafels, startnummers en uitslagenformulieren droog klaar en controleer het terrein vóór de partytenten, tafels en stoelen worden opgebouwd. Vul koelboxen pas na de terreininspectie, zodat eten en drinken niet onnodig warm staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-wedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met format, parcours, locatie, vergunningen en reddingsdekking. Open daarna de inschrijving en gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersbevestiging, materiaalcontrole en vrijwilligersinstructies.
Hoeveel reddingsmateriaal heb ik nodig voor een SUP-wedstrijd?: Dat hangt af van parcours, deelnemersaantal en het waterveiligheidsplan; er is geen vast aantal voor elke wedstrijd. Leg per toezichtzone vooraf vast hoeveel reddingsboeien, reddingslijnen, zwemvesten en portofoons nodig zijn en laat dit uiterlijk 2 weken vooraf controleren.
Wanneer moet ik het parcours en de wedstrijdboeien klaarzetten?: Controleer en markeer het parcours op de wedstrijddag vóór de deelnemersregistratie. Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor het uitzetten van boeien, de terreininspectie, een veiligheidscheck en een test van startvlaggen, fluitjes en stopwatches.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie van een SUP-wedstrijd?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 5 dagen vóór de wedstrijd, nadat aanmeldingen, startnummers en het wedstrijdreglement zijn gecontroleerd. Verstuur bij een relevante weerswijziging nog een update zodra de verwachting beschikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.