Organiser une compétition de SUP sans rien oublier

Une compétition de SUP se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du départ et de l’arrivée. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre : format, parcours, autorisations, sécurité, inscriptions et logistique. Les points souvent réglés trop tard sont le dispositif de secours, les bénévoles, les dossards et la météo. Prévois aussi le matériel d’accueil et les moyens de communication nécessaires le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Mesurer le parcours
3 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Établir le plan de sécurité aquatique
2 personnes
Définir le dispositif de secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le règlement du concours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les dossards
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Confirmer les réservations de matériel
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer les feuilles de résultats
Remplir les glacières
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer les bouées de compétition
4 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours et de sauvetage
2 personnes
Vérifier les planches et les pagaies
3 personnes
Faire un briefing avec le personnel
5 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer le matériel aux participants
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
Tenir les postes du parcours
6 personnes
Suivre les participants sur l’eau
4 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les gobelets utilisés
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le dîner des participants
4 personnes
Fournir la musique
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Fermer le site
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables d’inscriptionqté 2
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Planches de SUPqté 40
Pagaies de SUPqté 40
Laissesqté 40
Gilets de sauvetageqté 45
Bouées de compétitionqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Cordes de sauvetageqté 4
Bacs de rangement étanchesqté 6
Drapeaux de départqté 3
Siffletsqté 8
Dossards de départqté 40
Rubans de médailleqté 60
Trophéesqté 3

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Système de sonorisation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8
Panneaux d’affichageqté 3
Classeurs imperméablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Décoration

Arche d'arrivée
Drapeaux résistants au ventqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Mesure le parcours avant d’ouvrir les inscriptions et indique clairement la distance, le sens de circulation et les points de virage dans le règlement. Les participants doivent connaître ces informations au moment de s’inscrire.
Lance les démarches administratives plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, la déclaration de l’événement et le plan de sécurité aquatique ne se règlent pas la veille.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les dossards, confirmer les participants et recueillir les besoins alimentaires. Prépare ensuite les feuilles de résultats et les listes utiles aux bénévoles.
Briefe les bénévoles avant l’installation : départ, arrivée, chronométrage, ravitaillement et secours doivent avoir chacun un responsable identifié. Distribue les talkies-walkies et vérifie les sifflets avant l’accueil.
Consulte les prévisions météo la veille et le matin même. Inspecte le site avant de monter les tentes, les tables et les chaises, puis vérifie que les bouées, gilets, cordes de sauvetage et glacières sont bien en place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de SUP ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour une petite compétition, et davantage si des autorisations spécifiques sont nécessaires. Les démarches de sécurité et la réservation du lieu doivent être lancées avant les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de SUP ?: Ouvre les inscriptions une fois le format, le parcours, le règlement et les conditions de sécurité validés. Une clôture 7 à 10 jours avant la course laisse le temps de confirmer les participants et de préparer les dossards.
Quel matériel prévoir pour la sécurité d’une course de SUP ?: Prévois notamment des gilets de sauvetage, bouées de sauvetage, cordes de sauvetage, sifflets et moyens de communication. Le nombre exact dépend du parcours, du plan de sécurité et du dispositif de secours retenu.
Quand vérifier la météo pour une compétition de SUP ?: Fais une première vérification 48 heures avant, puis une autre la veille et le matin de la compétition. Définis à l’avance les conditions qui imposent un report, une modification du parcours ou l’arrêt de la course.

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