SUP-toertocht organiseren: checklist en planning

Een SUP-toertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen boards en peddels reserveren. Leg route, datum, start- en eindlocatie eerst vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten. In de laatste week controleer je het weer, deel je het veiligheidsplan en regel je transport en catering. Op de dag zelf draait alles om een overzichtelijke ontvangst, gecontroleerd materiaal en een duidelijke registratie van alle deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum bevestigen
SUP-verhuur reserveren
Start- en eindlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Route en veiligheidsplan delen
Boodschappen doen
2 personen
SUP-materiaal ophalen
2 personen
Materiaal op schade controleren
2 personen
Routekaarten afdrukken
Deelnemersinformatie klaarleggen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Noodcontacten controleren

Event

Transport naar startlocatie laden
3 personen
Startlocatie inspecteren
2 personen
Tafels en tent opstellen
3 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
SUP's en peddels klaarleggen
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Peddel- en zwemvesten uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Techniek en route uitleggen
2 personen
Deelnemers te water laten
3 personen
SUP-tocht begeleiden
4 personen
Pauzepunt bevoorraden
2 personen
Deelnemers en materiaal tellen
2 personen
SUP's uit het water halen
4 personen
Hapjes en drankjes serveren
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Materiaal drogen en bundelen
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
Servies afwassen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tafels en tent afbreken
3 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
SUP-materiaal terugbrengen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restmateriaal schoon opbergen
2 personen
Borg en reserveringen afhandelen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 32
SUP-peddelsaantal 32
Zwemvestenaantal 32
Enkelbandenaantal 32
Reservepeddelsaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 6
Waterdichte routekaarthoezenaantal 4
Waterdichte drybagsaantal 10
Handpompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 2
Peddelriemenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Reddingslijnenaantal 2
Markeerboeienaantal 6
Waterdichte portofoonsaantal 4

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare lampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterkannenaantal 6

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
Brandblusser

Organisatie

Aanmeldtafellabelsaantal 40
Watervaste stiftenaantal 6
Clipboardsaantal 4
Routekaartenaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Tafelnummersaantal 6
Spanbandenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer SUP-verhuur en start- en eindlocatie zodra route en datum vaststaan. Controleer daarbij of het aantal boards, peddels en zwemvesten overeenkomt met het aantal deelnemers, plus enkele reservepeddels.
Stuur route, veiligheidsplan en deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de verwachte vaartijd, verzamelpunten, noodcontacten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Bij wind of onweer moet je vooraf bepalen wie de beslissing neemt over inkorten, uitstellen of annuleren.
Laad materiaal in een vaste volgorde: eerst boards en peddels, daarna zwemvesten, enkelbanden, drybags en veiligheidsmateriaal. Controleer elk board op schade voordat deelnemers het water op gaan.
Plan de ontvangst minstens 45 minuten voor vertrek. Richt de aanmeldtafel in, registreer aanwezigheid en dieetwensen, leg routekaarten in waterdichte hoezen klaar en koel dranken voordat de eerste groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-toertocht organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met route, datum, verhuur en locaties. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor vertrek, zodat je deelnemerslijst en materiaalhoeveelheden op tijd kunt bijwerken.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur voor laden, locatiecontrole, opbouw, materiaalcontrole en ontvangst. Laat deelnemers vervolgens 45 minuten voor de geplande start aanwezig zijn voor registratie en uitleg.
Hoeveel SUP-materiaal heb ik nodig per deelnemer?: Reken per deelnemer op 1 SUP-board, 1 peddel, 1 zwemvest en 1 enkelband. Leg daarnaast minimaal 1 reservepeddel per 10 deelnemers klaar en neem handpompen, reparatiesets en reddingslijnen mee.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een SUP-toertocht controleren?: Controleer het weer 48 uur vooraf voor een eerste beslissing en nogmaals 3 uur voor de start. Spreek uiterlijk de avond ervoor af wie deelnemers informeert als de route of starttijd verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.