Fietstocht organiseren: checklist en planning

Een fietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf de startlocatie, rustpunten, routecontrole, vergunningen en begeleiding. Op de dag zelf moeten deelnemers snel kunnen inschrijven, fietsen en veiligheidsmateriaal gecontroleerd zijn en eten en drinken klaarstaan. Deze checklist helpt je de 59 taken en 52 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je minder snel routeborden, reserveonderdelen of informatie voor deelnemers over het hoofd ziet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Startlocatie reserveren
Fietsroute bepalen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Routevergunning controleren
Rustpunten vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routekaart ontwerpen
Routekaart laten drukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Pijlen en routeborden maken
2 personen
Startpakket samenstellen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Soep en brood voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Welkomstwoord geven
Veiligheidsinstructies geven
Groepen laten vertrekken
3 personen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Noodgevallen registreren
Terugkerende deelnemers afmelden
2 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Rustpunt afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval afvoeren
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Fietsrekkenaantal 6
Reservefietsenaantal 2
Reservehelmenaantal 10
Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Spanbandenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Servies

Mokkenaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Kannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Organisatie

Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Routekaartenaantal 70
Startnummersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Portofoonsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Afvalknijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf per fiets. Controleer niet alleen de afstand, maar ook wegwerkzaamheden, smalle doorgangen, gevaarlijke kruisingen en een geschikte plek voor elk rustpunt.
Controleer 7 dagen vooraf of een routevergunning nodig is. Leg startlocatie en rustpunten daarna definitief vast en vermeld de bereikbaarheid, parkeermogelijkheden en fietsstallingen in de deelnemersinformatie.
Maak per begeleider een korte instructie met route, telefoonnummer, verzamelpunten en handelwijze bij pech. Plan bij voorkeur 1 begeleider voor elke 10 tot 15 deelnemers, afhankelijk van de groepsgrootte en route.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul de voorraad aan voor de rest van de tocht. Zet koffie, thee, soep en brood niet pas bij aankomst klaar: waterkokers, koffiezetapparaten, soepketels en servies moeten vooraf worden getest en klaargezet.
Plan de laatste materiaalcontrole 1 dag vooraf. Controleer fietsen, pompen, reparatiesets, reservebinnenbanden, reservehelmen, EHBO-koffers en telefoons; maak ook de pijlen en routeborden per kruispunt of afslag compleet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de startlocatie, route en rustpunten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een fietstocht?: Reken bij het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra voorraad bij warm weer of een lange route. Neem ook water mee voor begeleiders en zorg bij elk rustpunt voor een duidelijke uitgifteplek.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een fietstocht?: Gebruik als praktische richtlijn 1 begeleider per 10 tot 15 deelnemers. Voeg bij drukke wegen, meerdere groepen of een route met veel kruisingen extra begeleiding toe en instrueer iedereen uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer controleer ik de fietsen en routeborden?: Controleer de fietsen, reserveonderdelen en veiligheidsmaterialen 1 dag vooraf. Plaats of controleer de pijlen en routeborden op de ochtend zelf, zodat ze niet eerder verdwijnen of door verkeer worden verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.