SUP-marathon organiseren: checklist en planning

Een SUP-marathon vraagt meer voorbereiding dan alleen boards en een starttijd. Je regelt vooraf een waterlocatie, route, veiligheidsboot, vergunning en duidelijke deelnemersinformatie. Op de dag zelf moeten registratie, materiaal, routemarkering en communicatie tegelijk klaarstaan. Met deze checklist werk je van aankondiging en inschrijving naar de laatste terreincontrole, zodat je niet pas bij de start ontdekt dat een peddel, portofoon of reddingsvest ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenement aankondigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Waterlocatie reserveren
Veiligheidsboot regelen
Vergunning controleren
Route uitstippelen
2 personen
Route op water controleren
2 personen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Startnummers toewijzen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal controleren
3 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersbesluit nemen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Route markeren
4 personen
Waterpost inrichten
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
3 personen
Tijdregistratie testen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
SUP-materiaal uitgeven
3 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Marathon starten
4 personen
Routepost bemannen
4 personen
Veiligheidsboot bemannen
2 personen
Deelnemers bij waterpost helpen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomsten registreren
3 personen
Finishers ontvangen
3 personen
Finishdrank en hapjes serveren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Routeboeien verwijderen
4 personen
SUP-materiaal innemen
3 personen
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tijdregistratie archiveren
Uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen verwerken
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Kleedmattenaantal 20

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 55
SUP-peddelsaantal 55
Enkelbandenaantal 55
Reddingsvestenaantal 60
Routeboeienaantal 12
Peddelrekkenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Startnummersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 70
Medaillelintenaantal 60
Finishmedaillesaantal 60
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Handmegafonenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Tabletsaantal 3
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 40

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veiligheidskant vóór je de route definitief communiceert: controleer de vergunning, leg de route op het water af en spreek af wie de veiligheidsboot bemant. Zorg dat reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen en portofoons bereikbaar zijn.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Gebruik de deelnemerslijst om dieetwensen, bevestigingen en startnummers uiterlijk enkele dagen vooraf te verwerken en stuur daarna alle deelnemersinformatie in één bericht.
Controleer het materiaal in twee rondes: eerst de SUP-boards, peddels, enkelbanden en routeboeien, daarna op locatie de tenten, registratiebalie, afzethekken en kleedmatten. Leg reserve- en veiligheidsmateriaal apart, zodat het snel te vinden is.
Neem het weersbesluit op een vast moment, bijvoorbeeld de avond ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Communiceer een afgelasting of aangepaste starttijd direct via hetzelfde kanaal als de uitnodiging.
Richt registratie en catering zo in dat deelnemers niet door elkaar lopen. Zet tablets, startnummers en handmegafonen bij de balie; plaats koelboxen, waterkannen, herbruikbare bekers en hapjes op een aparte tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-marathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning, veiligheidsboot en route. Open daarna de inschrijving en plan de materiaal- en terreincontrole in de laatste week.
Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een SUP-marathon?: Reken naast een veiligheidsboot op reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen, portofoons en een duidelijke route. Wijs vooraf minimaal één verantwoordelijke aan voor communicatie en controleer de waterroute vóór de start.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de SUP-marathon. Vermeld daarin de starttijd, verzamelplek, route, benodigdheden, weersprocedure en instructies voor registratie.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een SUP-marathon?: Plan voor de ontvangst en nazorg minimaal 1 tot 1,5 liter drinken per deelnemer, naast eventuele drank op de route. Koel de dranken vooraf en zet extra water klaar bij de registratie en finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.