SUP-clinic organiseren: checklist en planning

Een SUP-clinic vraagt meer voorbereiding dan alleen boards en peddels regelen. Je moet de waterroute reserveren, regels en vergunningen controleren en vooraf vastleggen wie instructie en veiligheid bewaakt. Daarna volgen de deelnemersinformatie, materiaalcontrole en de praktische opbouw aan de waterkant. Met deze checklist werk je van reservering naar uitvoering, zodat je niet op de dag zelf nog reddingsvesten, communicatie of omkleedruimte hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en waterroute reserveren
Vergunningen en regels controleren
Instructeurs en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Route en veiligheidsplan delen
Deelnemers praktische informatie sturen
Materiaal en aantallen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
Deelnemerspakketten klaarleggen
2 personen
Boardnummers aanbrengen
2 personen
Accu's en communicatiemiddelen laden

Event

Weerbericht opnieuw controleren
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten en omkleedruimte opbouwen
4 personen
SUP-materialen naar de waterkant brengen
4 personen
Boards en peddels uitstallen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Ontvangst en registratie verzorgen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Deelnemers indelen per groep
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Peddeltechniek demonstreren
2 personen
Boards en uitrusting uitdelen
4 personen
Beginners op het water begeleiden
4 personen
Gevorderde groep begeleiden
3 personen
Water en snacks uitdelen
2 personen
Deelnemers veilig terugbrengen
4 personen
Boards en peddels innemen
4 personen
Materiaal afspoelen en drogen
3 personen
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Tenten afbreken en opbergen
4 personen
Waterkant schoon achterlaten
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Beschadigingen registreren
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Partytentenaantal 2
Bierbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 22
SUP-peddelsaantal 22
Enkelbandenaantal 22
Reddingsvestenaantal 25
Wetsuitsaantal 20
Reservepeddelsaantal 4
Waterdichte tonnenaantal 6
Draagriemenaantal 6

Veiligheid

Reddingsboeienaantal 2
Werplijnenaantal 3
Fluitjesaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 4

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Mokkenaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Broodmandenaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en waterroute ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen welke vergunningen, vaarregels en afspraken met de beheerder gelden.
Maak de deelnemersinformatie concreet: vermeld de route, starttijd, kledingadvies, praktische bereikbaarheid en een uiterste termijn voor aanmelding en dieetwensen.
Tel het materiaal op twee momenten: bij ontvangst en opnieuw vóór vertrek naar het water. Controleer per deelnemer een board, peddel, enkelband en passend reddingsvest, plus reservepeddels.
Plan een tweede weercontrole op de dag zelf. Deel het veiligheidsplan en eventuele wijzigingen met instructeurs, begeleiders en deelnemers voordat de eerste groep het water op gaat.
Bouw de inschrijftafel, omkleedruimte en partytenten eerst op en breng daarna de SUP-materialen naar de waterkant. Leg veiligheidsmateriaal, geladen portofoons en waterdichte telefoonhoezen binnen direct bereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-clinic organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, waterroute, vergunningen en instructeurs. Open daarna de aanmeldingen en houd de laatste 7 dagen vrij voor materiaalcontrole, weerscheck en praktische informatie.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een SUP-clinic?: Dat hangt af van groepsgrootte, route en ervaring, maar leg instructeurs en begeleiders vast vóór je de uitnodigingen verstuurt. Zorg in elk geval voor een duidelijke veiligheidsverantwoordelijke en extra begeleiding tijdens het varen.
Wanneer controleer ik het weer voor een SUP-clinic?: Controleer de weersverwachting eerst tijdens de voorbereiding en opnieuw op de dag zelf. Stuur deelnemers uiterlijk enkele uren voor de start een update als wind, onweer of routeomstandigheden gevolgen hebben voor het programma.
Wat moet ik op de dag van een SUP-clinic als eerste klaarzetten?: Bouw eerst de inschrijftafel, tafels, stoelen, partytenten en omkleedruimte op. Leg daarna veiligheidsmateriaal en communicatie klaar en breng pas vervolgens boards, peddels, enkelbanden en reddingsvesten naar de waterkant.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.