Checklist pour organiser une clinique SUP

Une clinique SUP demande plus qu’une réservation de planches. Il faut coordonner le site, le parcours aquatique, les moniteurs, les inscriptions et les règles de sécurité avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’installation au bord de l’eau. Elle aide aussi à ne pas oublier les informations participants, les équipements de secours, les batteries et la logistique des repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le site et le parcours aquatique
Vérifier les permis et les règles
Réserver les instructeurs et les accompagnateurs
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Partager l'itinéraire et le plan de sécurité
Envoyer aux participants les informations pratiques
Vérifier le matériel et les quantités
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les encas et le déjeuner
3 personnes
Préparer les kits des participants
2 personnes
Apposer les numéros des boards
2 personnes
Charger les batteries et les moyens de communication

Événement

Vérifier à nouveau la météo
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de fête et l’espace vestiaire
4 personnes
Apporter le matériel SUP au bord de l’eau
4 personnes
Installer les boards et les pagaies
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Assurer l’accueil et l’enregistrement
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Répartir les participants par groupe
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Montrer la technique de pagayage
2 personnes
Distribuer les planches et l’équipement
4 personnes
Accompagner les débutants sur l’eau
4 personnes
Accompagner le groupe avancé
3 personnes
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
Raccompagner les participants en toute sécurité
4 personnes
Récupérer les planches et les pagaies
4 personnes
Rincer et sécher le matériel
3 personnes
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ

Suivi

Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter et ranger les tentes
4 personnes
Laisser le bord de l’eau propre
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Enregistrer les dommages
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tentes de réceptionqté 2
Bancs de brasserieqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Planches de SUPqté 22
Pagaies de SUPqté 22
Bracelets de chevilleqté 22
Gilets de sauvetageqté 25
Combinaisons néoprèneqté 20
Pagaies de rechangeqté 4
Tonneaux étanchesqté 6
Sangles de transportqté 6

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 2
Lignes de lancerqté 3
Siffletsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Étuis étanches pour téléphoneqté 4

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Tassesqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6
Corbeilles à painqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le site, le parcours aquatique et les instructeurs avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez en même temps les permis requis et les règles locales afin de connaître les contraintes du parcours dès le départ.
Envoyez les informations pratiques après le traitement des inscriptions, au plus tard quelques jours avant la clinique. Indiquez l’itinéraire, le plan de sécurité, les horaires, les vêtements à prévoir et les besoins alimentaires déjà recueillis.
Contrôlez les quantités de matériel sur la base de la liste finale des participants. Comptez les planches, pagaies, gilets, bracelets de cheville et combinaisons, puis ajoutez des pagaies de rechange et du matériel de sécurité accessible depuis la berge.
Préparez la zone d’accueil avant l’arrivée du groupe : table d’inscription, tables, chaises, tentes et portants à vêtements. Prévoyez un espace clairement séparé pour les affaires sèches et les combinaisons mouillées.
La veille, vérifiez deux fois la météo, refroidissez les boissons et préparez les encas, le déjeuner et les kits participants. Chargez aussi les talkies-walkies, les batteries et les moyens de communication avant de charger le matériel SUP pour le transport.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une clinique SUP ?: Commencez les réservations du site, du parcours et des instructeurs au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ouvrez ensuite les inscriptions assez tôt pour disposer d’une liste finale et adapter les quantités de matériel.
Que faut-il envoyer aux participants avant une clinique SUP ?: Envoyez les horaires, l’itinéraire, le plan de sécurité, les consignes d’équipement et les informations pratiques au plus tard 3 jours avant l’événement. Demandez aussi les besoins alimentaires avant de finaliser les achats.
Quand faut-il vérifier la météo pour une clinique SUP ?: Faites une première vérification pendant la préparation, puis une nouvelle vérification la veille et le matin même. Une évolution du vent, des orages ou du niveau d’eau peut modifier le parcours et les consignes de sécurité.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une clinique SUP ?: Prévoyez des gilets de sauvetage, bouées, lignes de lancer, sifflets, trousses de premiers secours et moyens de communication adaptés au groupe. Contrôlez leur état la veille et placez le matériel de secours à un endroit connu des instructeurs avant le début de l’activité.

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