Checklist voor een studievaardigheidstraining organiseren

Een studievaardigheidstraining staat of valt met een strakke voorbereiding: deelnemers moeten op tijd weten waar ze zijn, trainers moeten met werkbladen en oefeningen kunnen starten en de techniek moet vóór de eerste oefening werken. Begin met de trainingsruimte en aanmeldingen, verzamel dieetwensen en bevestig de deelnemerslijst. Regel daarna programma, materialen en catering. Op de dag zelf richt je eerst de werkstations en registratie in, waarna je beeld, geluid en presentatie test voordat deelnemers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bevestigen
Programma en route versturen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentatie controleren
Oefeningen klaarzetten
2 personen
Naambadges maken
Boodschappen doen
2 personen
Catering portioneren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte controleren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
Werkstations klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Naambadges uitdelen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Introductie verzorgen
Leerdoelen toelichten
Planningsmethode oefenen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Concentratietechnieken oefenen
2 personen
Notitietechnieken demonstreren
Lunchbuffet serveren
3 personen
Buffet en dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Toetsstrategieën oefenen
2 personen
Persoonlijk studieplan maken
2 personen
Vragen en casussen behandelen
2 personen
Afronding en hand-outs uitdelen
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersmateriaal digitaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Krukkenaantal 4
Kapstok

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Draadloze microfoon
Presentatieklikker

Trainingsmateriaal

Werkbladenaantal 40
Studieplannersaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 40
Post-itsaantal 12
Flip-overblokkenaantal 3
Flip-overstandaard
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Servies

Mokkenaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Broodmandenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Richtingsbordenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de trainingsruimte, datum en route vaststaan. Stuur het programma en de route uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle bevestigde deelnemers.
Maak de deelnemerslijst 2 dagen vooraf definitief en controleer meteen dieetwensen, naamkaartjes en de benodigde aantallen werkbladen, studieplanners en notitieblokken.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en presentatieklikker minimaal 60 minuten vóór de start. Controleer ook de draadloze microfoon als de ruimte groot is.
Zet per werkstation de materialen klaar vóór de ontvangst: werkbladen, studieplanners, balpennen, markeerstiften en post-its. Leg extra exemplaren apart bij de registratietafel.
Plan de catering niet pas tijdens de pauze. Portioneren, koffie en thee voorbereiden en het lunchbuffet klaarzetten moet gebeuren voordat de eerste deelnemers worden ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een studievaardigheidstraining organiseren?: Reserveer de trainingsruimte en open de aanmeldingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de deelnemerslijst 2 dagen voor de training, zodat je catering, naambadges en materialen kunt afstemmen.
Wanneer stuur ik het programma en de route naar deelnemers?: Stuur programma en route uiterlijk 3 dagen vóór de studievaardigheidstraining. Vermeld ook de aanvangstijd, locatie-instructies en eventuele voorbereiding die deelnemers moeten doen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Plan minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, werkstations, registratie en catering. Reserveer daarnaast 60 minuten vóór de start voor het aansluiten en testen van beeld en geluid.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een studievaardigheidstraining verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra de deelnemerslijst 2 dagen vooraf definitief is. Geef het uiteindelijke aantal en de wensen door voordat je boodschappen doet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.