Checklist pour organiser une formation aux techniques d’étude

Une formation aux techniques d’étude demande plus qu’une salle et un programme. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les feuilles de travail, les postes d’exercice et le matériel audiovisuel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des participants. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : badges, itinéraire, câbles, multiprises et test du son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle d’entraînement
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des participants
Envoyer le programme et l’itinéraire
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Vérifier la présentation
Installer les exercices
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Portionner le catering
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier l’espace
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
Installer les postes de travail
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer les badges nominatifs
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer l'accueil
Expliquer les objectifs d’apprentissage
S'entraîner à la méthode de planification
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
Servir les snacks de pause
2 personnes
Pratiquer des techniques de concentration
2 personnes
Démontrer les techniques de prise de notes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet et les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
S’entraîner aux stratégies d’examen
2 personnes
Créer un plan d'étude personnel
2 personnes
Traiter les questions et les cas
2 personnes
Clôture et distribution des documents
Faire le check-out des participants

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Envoyer le matériel aux participants par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tabouretsqté 4
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Micro sans fil
Cliqueur de présentation

Matériel de formation

Feuilles de travailqté 40
Agendas d’étudeqté 40
Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 40
Post-itqté 12
Blocs pour chevaletqté 3
Chevalet de conférence
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Tassesqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafeqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses avant de confirmer la liste des participants. Prévoyez une échéance précise pour recueillir les besoins alimentaires et envoyer le programme ainsi que l’itinéraire.
Préparez les supports de formation en plusieurs exemplaires, puis vérifiez la présentation avant le jour de la formation. Gardez également des stylos, des post-it et des marqueurs disponibles sur chaque poste de travail.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le système de sonorisation avant l’arrivée du groupe. Faites-le au moins 60 minutes avant le début afin de pouvoir remplacer un câble ou déplacer une table.
Installez la table d’inscription près de l’entrée et préparez les badges nominatifs dans l’ordre de la liste des participants. Enregistrer la présence et distribuer les badges prend moins de temps lorsque tout est regroupé au même endroit.
Pour le café et le thé, installez la machine à café, les tasses et les verres avant l’accueil. Portionnez le catering et mettez le buffet du déjeuner en place avant la pause afin d’éviter une file d’attente pendant les exercices.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation aux techniques d’étude ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la formation. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’événement pour traiter les réponses et confirmer les participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle de formation ?: Prévoyez au minimum 60 minutes sur place avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises et les postes de travail, puis de tester la présentation et le son.
Que faut-il vérifier la veille d’une formation aux techniques d’étude ?: Vérifiez la liste des participants, les besoins alimentaires, le programme, l’itinéraire et les feuilles de travail. Contrôlez aussi l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises.
Quand préparer les badges et les feuilles de travail ?: Préparez les badges nominatifs et les feuilles de travail au plus tard la veille. Classez les badges selon la liste confirmée et placez les supports sur les postes avant l’accueil, si la salle est accessible.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.