Zo organiseer je een studiekeuzebeurs

Een studiekeuzebeurs organiseren begint niet bij de stands, maar bij een duidelijke indeling en een haalbare planning. Leg eerst datum, tijden en locatie vast en bepaal hoeveel opleidingen, bezoekers en presentaties je verwacht. Daarna regel je de aanmeldingen, deelnemerscommunicatie en het programma. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, techniek, bewegwijzering en controle op ontbrekende informatie. Zo voorkom je lege stands, overlappende presentaties en lange rijen bij de ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Beurslocatie reserveren
2 personen
3
Plattegrond van locatie maken
2 personen
4
Deelnemende opleidingen benaderen
3 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale media berichten plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Aanmeldbevestigingen versturen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Opleidingsgegevens verzamelen
2 personen
13
Standhouders definitief indelen
2 personen
14
Presentatieruimtes indelen
2 personen
15
Presentatierooster maken
2 personen
16
Presentatoren bevestigen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Techniek controleren
2 personen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Standhoudersinformatie versturen
23
Presentaties verzamelen
24
Presentaties testen
2 personen
25
Boodschappen controleren
2 personen
26
Houdbare boodschappen doen
2 personen
27
Koelproducten inkopen
2 personen
28
Informatiemapjes samenstellen
3 personen
29
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Ruimtes controleren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
4 personen
34
Standmaterialen verdelen
3 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
37
Standtafels aankleden
12 personen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen
39
Registratiebalie inrichten
2 personen
40
Naambadges klaarleggen
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Techniek aansluiten
2 personen
45
Microfoons testen
2 personen
46
Presentatieruimtes controleren
2 personen
47
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
48
Briefing standhouders geven
3 personen
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Bezoekers registreren
3 personen
51
Programma's uitdelen
2 personen
52
Bezoekers informeren
3 personen
53
Studiekeuzegesprekken begeleiden
6 personen
54
Presentaties aankondigen
55
Presentatietechniek bedienen
2 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Hapjes serveren
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten controleren
2 personen
61
Programmawijzigingen communiceren
62
Verloren voorwerpen registreren
63
Laatste presentaties begeleiden
2 personen
64
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
65
Standhouders laten afbouwen
4 personen

Nazorg

66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Materialen verzamelen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval sorteren
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Gevonden voorwerpen veilig opbergen
74
Locatie afsluiten
2 personen
75
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
77
Bedankbericht versturen
78
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 2
Standtafelsaantal 24
Presentatietafelsaantal 4
Bezoekersstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Klapstoelenaantal 20
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Kleedkamervoorziening

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Mobiele pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Opladersaantal 8
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Drinkglazenaantal 180
Dienbladenaantal 8
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 80
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 30
Standbordjesaantal 30
Rolbannersaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Plakstripsaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Serveerkommenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Dienbladenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Registratie

Naambadgehoudersaantal 250
Badgeclipsaantal 250
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 8
Inschrijfmappenaantal 8
Bezoekersformulierenaantal 300
Programmaboekjesaantal 300
Informatiemapjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Geldkist
Naamstickersaantal 300

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je opleidingen uitnodigt. Maak daarna een plattegrond met standtafels, presentatieruimtes, informatiebalies, stoelen, kapstokken en afvalbakken; zo weet je direct hoeveel deelnemers passen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, tijden en locatie vaststaan. Vraag naast contactgegevens ook opleidingsgegevens, dieetwensen en gewenste presentatietijd uit, en verstuur aanmeldbevestigingen uiterlijk binnen 3 werkdagen.
Plan presentaties in blokken met minimaal 10 minuten wisseltijd. Bevestig elke presentator afzonderlijk en verzamel presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je laptops, beamers, projectieschermen, luidsprekers en draadloze microfoons kunt testen.
Stuur standhouders uiterlijk 1 week voor de beurs een informatiebericht met aankomsttijd, standnummer, plattegrond en presentatierooster. Vermeld ook waar informatiebalies, catering, kleedkamervoorziening en eventuele mobiele pinapparaten staan.
Loop 1 dag vooraf de volledige route als bezoeker na. Controleer bewegwijzering, naambadges, deelnemerslijst, USB-sticks, verlengsnoeren, stekkerdozen, opladers, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, drinkglazen en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een studiekeuzebeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende opleidingen. Plan de definitieve standindeling en het presentatierooster uiterlijk 3 weken voor de beurs; de laatste week gebruik je voor testen en controles.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor een studiekeuzebeurs?: Reken voor de beurs zelf op ongeveer 4 tot 6 uur, inclusief opbouw en ontvangst. Reserveer daarnaast minimaal 2 uur voor de opbouw en 1 uur voor het testen van presentaties en geluid.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een studiekeuzebeurs?: Verstuur de eerste uitnodiging zodra datum, tijden en locatie vaststaan, bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Stuur 1 week voor de beurs een herinnering met route, programma en praktische bezoekersinformatie.
Hoe maak je een presentatierooster voor een studiekeuzebeurs?: Werk met vaste blokken van 20 tot 30 minuten en plan minimaal 10 minuten tussen twee presentaties. Verzamel presentatoren en presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je wijzigingen nog kunt verwerken en de techniek kunt testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.