Cómo organizar una feria de orientación de estudios sin improvisar

Una feria de orientación de estudios necesita más coordinación que una simple jornada de puertas abiertas: debes encajar expositores, inscripciones, salas y presentaciones en un mismo horario. Empieza fijando la fecha, la duración y el recinto; después confirma qué formaciones participan y cuántos visitantes esperas. Con esos datos puedes diseñar el plano, distribuir las salas y preparar la comunicación. La última semana se centra en comprobar la técnica, cerrar el catering y enviar a cada expositor instrucciones claras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y las horas
2 personas
2
Reservar el recinto de la feria
2 personas
3
Crear el plano del recinto
2 personas
4
Contactar con las formaciones participantes
3 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar publicaciones en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Enviar confirmaciones de inscripción
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Recopilar los datos de formación
2 personas
13
Asignar definitivamente a los expositores
2 personas
14
Distribuir las salas de presentación
2 personas
15
Hacer el horario de presentaciones
2 personas
16
Confirmar presentadores
17
Pedir el catering
2 personas
18
Comprobar la técnica
2 personas
19
Diseñar la señalización
20
Imprimir la lista de participantes
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Enviar información a los expositores
23
Recopilar las presentaciones
24
Probar presentaciones
2 personas
25
Comprobar las compras
2 personas
26
Comprar productos no perecederos
2 personas
27
Comprar productos refrigerados
2 personas
28
Preparar carpetas informativas
3 personas
29
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Comprobar los espacios
2 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Distribuir los materiales del stand
3 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
37
Decorar las mesas altas
12 personas
38
Colgar señalización
2 personas
39
Montar el mostrador de registro
2 personas
40
Colocar las acreditaciones
2 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar aperitivos
3 personas
44
Conectar la técnica
2 personas
45
Probar los micrófonos
2 personas
46
Comprobar las salas de presentación
2 personas
47
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
48
Dar briefing a los expositores
3 personas
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Registrar a los visitantes
3 personas
51
Repartir programas
2 personas
52
Informar a los visitantes
3 personas
53
Guiar las entrevistas de orientación académica
6 personas
54
Anunciar presentaciones
55
Operar el equipo de presentación
2 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Servir aperitivos
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Comprobar los baños
2 personas
61
Comunicar los cambios del programa
62
Registrar objetos perdidos
63
Coordinar las presentaciones finales
2 personas
64
Despedir a los visitantes
3 personas
65
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas

Seguimiento

66
Apagar el equipo
2 personas
67
Reunir los materiales
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Clasificar residuos
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Guardar de forma segura los objetos perdidos
74
Cerrar el recinto
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Recoger los materiales sobrantes
2 personas
77
Enviar mensaje de agradecimiento
78
Archivar los datos de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de informacióncant. 2
Mesas altascant. 24
Mesas de presentacióncant. 4
Sillas para visitantescant. 180
Taburetes de barcant. 12
Sillas plegablescant. 20
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12
Instalaciones de vestuarios

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Datáfonos móvilescant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Cargadorescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasoscant. 180
Bandejascant. 8
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 80
Jarrascant. 6

Decoración

Mantelescant. 30
Carteles de standcant. 30
Banners enrollablescant. 8
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 16
Carteles direccionalescant. 20
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Cuencos de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejascant. 8
Abrebotellascant. 4

Registro

Portanombrescant. 250
Ganchos para acreditacionescant. 250
Bolígrafoscant. 50
Portapapelescant. 8
Carpetas de inscripcióncant. 8
Formularios de visitantescant. 300
Programascant. 300
Carpetas informativascant. 250
Pulserascant. 250
Caja registradora
Pegatinas con nombrecant. 300

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y el horario antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 30 minutos de margen entre la apertura prevista y el inicio de las presentaciones para montar mostradores, señalización y acreditaciones.
Pide a cada formación sus datos, necesidades técnicas y nombre del presentador con una fecha límite concreta, idealmente 10 días antes. Sin esa información no podrás asignar salas ni probar las presentaciones.
Diseña el plano pensando en los flujos de entrada y salida: coloca el mostrador de información cerca del acceso y separa las mesas de presentación de las zonas donde se usarán proyector, altavoces y micrófonos.
Envía la confirmación de inscripción con la hora, el plano y el programa. Cierra las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de pedir el catering para no tener que corregir cantidades a última hora.
Haz una prueba técnica completa con cada presentación entre 24 y 48 horas antes. Comprueba portátiles, cables alargadores, regletas, proyector, pantallas, micrófonos y copias de seguridad en memorias USB.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que empezar a organizar una feria de orientación de estudios?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, contactar con las formaciones, abrir las inscripciones y ajustar el plano y el horario cuando cambie el número de participantes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de orientación?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes si necesitas preparar acreditaciones, imprimir la lista de participantes y pedir catering. Mantén un canal para cambios de última hora, pero no bases la distribución de salas en datos sin confirmar.
¿Cuánto tiempo debe durar cada presentación?: Reserva normalmente entre 20 y 30 minutos por presentación y añade 10 minutos para preguntas o cambios de sala. Un bloque de 45 minutos suele ser manejable cuando incluye exposición, dudas y transición.
¿Qué se suele olvidar en una feria de estudios?: Lo que más se retrasa es la información final de los expositores y la comprobación de la técnica. Fija una fecha límite 10 días antes para las presentaciones y vuelve a probar todo entre 24 y 48 horas antes, incluyendo cables, cargadores y micrófonos.

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