Eine Studienwahlmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Studienwahlmesse müssen Beratung, Aussteller, Präsentationsräume und Besucherströme gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum, Standort und einem realistischen Geländeplan, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, die Einteilung der Ausbildungsgänge und ein fester Präsentationsplan. Plane außerdem früh, wie Technik, Beschilderung, Catering und Informationen für Aussteller am Veranstaltungstag zusammenpassen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Messestandort reservieren
2 Personen
3
Geländeplan erstellen
2 Personen
4
Teilnehmende Ausbildungsgänge ansprechen
3 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Anmeldebestätigungen versenden
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Ausbildungsdaten erfassen
2 Personen
13
Aussteller endgültig einteilen
2 Personen
14
Präsentationsräume einteilen
2 Personen
15
Präsentationsplan erstellen
2 Personen
16
Moderatoren bestätigen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Technik prüfen
2 Personen
19
Beschilderung entwerfen
20
Teilnehmerliste ausdrucken
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Informationen für Aussteller senden
23
Präsentationen sammeln
24
Präsentationen testen
2 Personen
25
Einkäufe prüfen
2 Personen
26
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
27
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
28
Informationsmappen zusammenstellen
3 Personen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Räume kontrollieren
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Standmaterialien verteilen
3 Personen
35
Aussteller empfangen
3 Personen
36
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
37
Standtische dekorieren
12 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
40
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
3 Personen
44
Technik anschließen
2 Personen
45
Mikrofone testen
2 Personen
46
Präsentationsräume prüfen
2 Personen
47
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
48
Standaussteller briefen
3 Personen
49
Besucher empfangen
4 Personen
50
Besucher registrieren
3 Personen
51
Programme ausgeben
2 Personen
52
Besucher informieren
3 Personen
53
Studienberatungsgespräche begleiten
6 Personen
54
Präsentationen ankündigen
55
Präsentationstechnik bedienen
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Snacks servieren
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten kontrollieren
2 Personen
61
Programmänderungen kommunizieren
62
Verlorene Gegenstände erfassen
63
Letzte Präsentationen begleiten
2 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen
65
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen

Nachbereitung

66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Materialien zusammenstellen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall trennen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Fundsachen sicher aufbewahren
74
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
75
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebene Materialien aufräumen
2 Personen
77
Dankesnachricht versenden
78
Teilnehmerdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

InformationsschalterAnz. 2
StehtischeAnz. 24
PräsentationstischeAnz. 4
Besucher-StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
KlappstühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
Umkleideraumausstattung

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
LadegeräteAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
TrinkgläserAnz. 180
TablettsAnz. 8
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 80
KaraffenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 30
StandbeschilderungAnz. 30
Roll-Up-BannerAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 16
WegweiserAnz. 20
KreidetafelnAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
KlebestreifenAnz. 6
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Küche

ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
TablettsAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 250
Badge-ClipsAnz. 250
StifteAnz. 50
KlemmbretterAnz. 8
AnmeldeordnerAnz. 8
BesucherformulareAnz. 300
ProgrammhefteAnz. 300
InformationsmappenAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
Geldkassette
NamensaufkleberAnz. 300

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Uhrzeiten fest, bevor du Aussteller ansprichst. Reserviere den Messestandort anschließend mit ausreichend Vorlauf, damit Präsentationsräume, Informationsschalter und Besucherbereiche tatsächlich verfügbar sind.
Öffne die Anmeldung erst, wenn du die wichtigsten Daten abfragen kannst: Ausbildungsgang, Kontaktperson, Ernährungswünsche und gewünschte Präsentationsform. Schicke Anmeldebestätigungen zeitnah und prüfe die Liste regelmäßig statt erst kurz vor der Messe.
Teile Aussteller und Präsentationsräume nicht erst am letzten Tag ein. Erstelle einen Präsentationsplan mit festen Zeiten und sende ihn zusammen mit Aufbauinformationen, Geländeplan und technischen Vorgaben an alle Beteiligten.
Teste jede Präsentation vor dem Messetag mit dem vorgesehenen Laptop, Beamer, Projektionsbildschirm und Lautsprecher. Lege USB-Sticks, Ladegeräte und Verlängerungskabel als Reserve bereit, weil fehlende Adapter oder leere Akkus häufig erst beim Aufbau auffallen.
Bereite den Empfang am Vortag praktisch vor: Teilnehmerliste ausdrucken, Namensschilder sortieren, Beschilderung anbringen und Informationsschalter bestücken. Prüfe außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen und Trinkgläser, damit das Catering nicht an Kleinigkeiten scheitert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Studienwahlmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Messetag mit Datum, Standort und der Ansprache der Ausbildungsgänge. Für Einladungen, Anmeldungen und die Raumplanung brauchst du anschließend mehrere feste Abstimmungsrunden.
Wie plant man die Präsentationsräume bei einer Studienwahlmesse?: Erstelle den Präsentationsplan, sobald die Aussteller und ihre benötigte Technik bekannt sind, idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Plane pro Beitrag die tatsächliche Vortragszeit plus mindestens 10 Minuten für Wechsel und Fragen ein.
Wann sollte man die Technik für eine Studienwahlmesse testen?: Teste Präsentationen und Geräte spätestens 2 bis 3 Tage vor der Messe mit den vorgesehenen Laptops, Beamern, Mikrofonen und Lautsprechern. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest pro Raum, statt erstmals alle Anschlüsse zu prüfen.
Was wird bei einer Studienwahlmesse häufig vergessen?: Oft fehlen nicht die großen Geräte, sondern Namensschilder, Verlängerungskabel, Ladegeräte, klare Wegweiser und aktuelle Ausstellerinformationen. Lege diese Dinge spätestens am Vortag an den jeweiligen Einsatzort und führe am Morgen eine Checkliste mit Teilnehmerliste und Geländeplan durch.

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