Organiser un salon des choix d’études, étape par étape

Un salon des choix d’études se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme une série de rendez-vous avec les formations participantes. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, rassemblez les informations des exposants, répartissez les stands et planifiez les présentations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les personnes, tester la technique et préparer l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Réserver le lieu du salon
2 personnes
3
Créer le plan du lieu
2 personnes
4
Contacter les formations participantes
3 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Envoyer les confirmations d'inscription
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Collecter les informations de formation
2 personnes
13
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
14
Répartir les espaces de présentation
2 personnes
15
Établir le planning des présentations
2 personnes
16
Confirmer les présentateurs
17
Commander le catering
2 personnes
18
Vérifier la technique
2 personnes
19
Concevoir la signalétique
20
Imprimer la liste des participants
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Envoyer les informations aux exposants
23
Rassembler les présentations
24
Tester les présentations
2 personnes
25
Vérifier les courses
2 personnes
26
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
27
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
28
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
29
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Vérifier les espaces
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Répartir le matériel du stand
3 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
37
Décorer les tables des stands
12 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
40
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Brancher la technique
2 personnes
45
Tester les microphones
2 personnes
46
Vérifier les salles de présentation
2 personnes
47
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
48
Briefer les exposants
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
51
Distribuer les programmes
2 personnes
52
Informer les visiteurs
3 personnes
53
Animer les entretiens d’orientation
6 personnes
54
Annoncer les présentations
55
Gérer la technique de présentation
2 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
2 personnes
61
Communiquer les changements de programme
62
Enregistrer les objets trouvés
63
Animer les dernières présentations
2 personnes
64
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
65
Faire démonter les stands
4 personnes

Suivi

66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rassembler le matériel
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Trier les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Rendre le matériel loué
2 personnes
76
Ranger le matériel restant
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement
78
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 2
Tables de standqté 24
Tables de présentationqté 4
Chaises pour les visiteursqté 180
Tabourets de barqté 12
Chaises pliantesqté 20
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12
Fournitures pour vestiaires

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Chargeursqté 8
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à boireqté 180
Plateauxqté 8
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 80
Carafesqté 6

Décoration

Nappesqté 30
Panneaux de standqté 30
Bannières enroulablesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 16
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Lampadaires LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Saladiers de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateauxqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 250
Pinces à badgeqté 250
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 8
Classeurs d’inscriptionqté 8
Formulaires visiteursqté 300
Brochures du programmeqté 300
Dossiers d’informationqté 250
Braceletsqté 250
Caisse
Étiquettes nominativesqté 300

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires et le lieu avant de contacter les formations. Prévoyez assez de temps pour l’installation des stands, les présentations et le rangement le même jour.
Demandez aux formations participantes leurs informations, leurs besoins techniques et le nom de leur présentateur dès le premier échange. Fixez une date limite de réponse, idéalement 3 semaines avant le salon.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini les informations pratiques à communiquer. Envoyez une confirmation à chaque inscrit et recueillez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement.
Construisez le plan du lieu en séparant les bureaux d’information, les tables de stand et les espaces de présentation. Gardez des passages dégagés et prévoyez des chaises pour les visiteurs qui attendent.
Testez chaque présentation et chaque microphone avant l’ouverture. Vérifiez les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, les écrans, les rallonges, les multiprises et les chargeurs au moins la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des choix d’études ?: Prévoyez au minimum 6 semaines. Les premiers jours servent à réserver le lieu et contacter les formations, puis il faut encore traiter les inscriptions, répartir les exposants et tester les présentations.
Quand faut-il contacter les formations participantes ?: Contactez-les dès que la date, les horaires et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Demandez une confirmation définitive environ 3 semaines avant l’événement.
Quand fermer les inscriptions à un salon des choix d’études ?: Fermez-les entre 3 et 7 jours avant le salon, selon la capacité du lieu. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer la liste des participants, préparer les badges et transmettre les chiffres au traiteur.
Que faut-il vérifier la veille du salon ?: Consacrez au moins 2 heures à la vérification finale : plan du lieu, stands, signalétique, badges, présentations, microphones, vidéoprojecteur, rallonges, multiprises et matériel d’accueil. Confirmez aussi la présence des présentateurs et la livraison du catering.

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