Wat heb je nodig voor een studiekeuzebeurs?

Een studiekeuzebeurs vraagt om meer dan stands en folders. Bezoekers moeten zich snel kunnen aanmelden, opleidingen goed kunnen vinden en presentaties zonder technische onderbreking kunnen volgen. Denk daarom vooraf aan balies, tafels, stoelen, naambadges, bewegwijzering en betaalmogelijkheden voor catering. Voor een beurs met meerdere presentatieruimtes heb je bovendien per ruimte een passende combinatie van laptop, beamer, scherm, geluid en microfoon nodig. Gebruik deze boodschappenlijst naast de taken en planning van je beurs.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 2
Standtafelsaantal 24
Presentatietafelsaantal 4
Bezoekersstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Klapstoelenaantal 20
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Kleedkamervoorziening

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Mobiele pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Opladersaantal 8
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Drinkglazenaantal 180
Dienbladenaantal 8
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 80
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 30
Standbordjesaantal 30
Rolbannersaantal 8
Welkomstbord
Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Plakstripsaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-staande lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Keuken

Serveerkommenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Dienbladenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Registratie

Naambadgehoudersaantal 250
Badgeclipsaantal 250
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 8
Inschrijfmappenaantal 8
Bezoekersformulierenaantal 300
Programmaboekjesaantal 300
Informatiemapjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Geldkist
Naamstickersaantal 300

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Thee assortiment - 6 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 16 liter
- Havermelk - 8 liter
- Koffiemelk - 4 flessen
- Cacaopoeder - 2 pakken
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bubbelsap - 4 flessen
- Citroenen - 2 kilo
- Verse munt - 6 bosjes
- IJsblokjes - 12 zakken
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Mini sandwiches kaas - 120 stuks
- Mini sandwiches ham - 100 stuks
- Mini sandwiches hummus - 80 stuks
- Mini sandwiches kip - 80 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Lactosevrije broodjes - 20 stuks
- Roomboter - 4 pakken
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Hummus - 6 bakjes
- Kaasplakken - 3 kilo
- Hamplakken - 2 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Worteltjes - 3 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 60 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute pretzels - 6 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Mueslirepen - 120 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Hummusdip - 6 bakjes
- Guacamole - 6 bakjes
- Salsa - 6 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijven - 4 potten
- Notenmix - 4 kilo
- Pinda's - 3 kilo
- Vegan snackmix - 4 kilo
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flacons
- Handgel - 8 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Glasreiniger - 3 flessen
- Desinfectiedoekjes - 12 pakken
- Vuilniszakken restafval - 120 stuks
- Vuilniszakken plastic - 60 stuks
- Vuilniszakken papier - 40 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Voedselcontainers - 30 stuks
- Labels voor allergenen - 100 stuks
- Papieren snackbakjes - 300 stuks
- Kartonnen lunchdozen - 100 stuks

Tips

Plan per presentatieruimte minimaal één laptop, één beamer, één projectiescherm en één set luidsprekers. Test alle presentaties uiterlijk één werkdag vooraf en bewaar een reservekopie op een USB-stick.
Leg bij de entree minimaal één informatiebalie klaar met deelnemerslijst, aanmeldgegevens en naambadges. Print de deelnemerslijst op de ochtend zelf opnieuw als aanmeldingen nog tot vlak voor opening binnenkomen.
Tel voor elke stand minimaal één standtafel en controleer of er extra stoelen of barkrukken nodig zijn. Reserveer daarnaast enkele klapstoelen voor bezoekers die langer bij een opleiding blijven.
Zet per technische zone meerdere stekkerdozen en verlengsnoeren klaar en label ze vóór opbouw. Neem per presentator een oplader mee; die wordt vaak vergeten wanneer presentaties op verschillende laptops staan.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd dieetwensen apart bij. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen, borden en bestek vóór opening op hun vaste plek, zodat de catering niet tijdens de ontvangst hoeft te worden ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een studiekeuzebeurs?: Reken per presentatieruimte op het aantal gelijktijdige bezoekers plus ongeveer 10% reserve. Voor stands zijn één of twee stoelen per stand meestal voldoende; leg daarnaast enkele klapstoelen apart voor extra drukte.
Hoeveel techniek heb ik per presentatieruimte nodig?: Voor elke ruimte heb je minimaal één laptop, één beamer, één projectiescherm, luidsprekers en een microfoon nodig als de ruimte groter is dan een klein lokaal. Leg per ruimte minstens één extra verlengsnoer en stekkerdoos klaar en test alles uiterlijk één werkdag vooraf.
Wanneer moet ik naambadges en deelnemerslijsten regelen?: Maak de naambadges uiterlijk één werkdag voor de beurs en druk de deelnemerslijst opnieuw af op de ochtend van het evenement. Zo verwerk je late aanmeldingen zonder de ontvangstbalie te vertragen.
Hoeveel koffie en servies heb ik nodig voor een studiekeuzebeurs?: Bestel de catering op basis van het definitieve aantal bezoekers en standhouders, inclusief een kleine reserve. Tel voor elk gepland koffiemoment een kopje per persoon en zorg daarnaast voor voldoende drinkglazen, borden en bestek voor de volledige cateringperiode.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.