Qué necesitas para una feria de orientación de estudios
Organizar una feria de orientación de estudios exige preparar mucho más que mesas para los expositores. Necesitarás equipar los puntos de información, las salas de presentación y la zona de descanso, además de prever acreditaciones, señalización y medios de pago. Calcula las cantidades según el número de visitantes, formaciones y salas, y confirma el material técnico al menos una semana antes. Esta lista reúne las compras y el material que conviene tener preparados para que la jornada avance sin interrupciones.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de informacióncant. 2
- Mesas altascant. 24
- Mesas de presentacióncant. 4
- Sillas para visitantescant. 180
- Taburetes de barcant. 12
- Sillas plegablescant. 20
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
- Instalaciones de vestuarios
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Memorias USBcant. 4
- Datáfonos móvilescant. 2
- Walkie-talkiescant. 8
- Cargadorescant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Bandejascant. 8
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharillas de cafécant. 80
- Jarrascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 30
- Carteles de standcant. 30
- Banners enrollablescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Señales de rutacant. 16
- Carteles direccionalescant. 20
- Pizarrascant. 6
- Decoración de mesacant. 12
- Tiras adhesivascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
Iluminación
- Lámparas de pie LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Cocina
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejascant. 8
- Abrebotellascant. 4
Registro
- Portanombrescant. 250
- Ganchos para acreditacionescant. 250
- Bolígrafoscant. 50
- Portapapelescant. 8
- Carpetas de inscripcióncant. 8
- Formularios de visitantescant. 300
- Programascant. 300
- Carpetas informativascant. 250
- Pulserascant. 250
- Caja registradora
- Pegatinas con nombrecant. 300
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobas de manocant. 4
Catering
- Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Surtido de té - 6 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 16 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche para el café - 4 botellas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Zumo con burbujas - 4 botellas
- Limones - 2 kilos
- Menta fresca - 6 manojos
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Agitadores - 500 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Mini sándwiches de queso - 120 unidades
- Mini sándwiches de jamón - 100 unidades
- Mini bocadillos de hummus - 80 unidades
- Mini sándwiches de pollo - 80 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Panecillos sin lactosa - 20 unidades
- Mantequilla - 4 paquetes
- Queso crema - 4 tarrinas
- Hummus - 6 envases
- Lonchas de queso - 3 kilos
- Lonchas de jamón - 2 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahorias baby - 3 kilos
- Pimientos - 3 kilo
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Pretzels salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Dip de hummus - 6 envases
- Guacamole - 6 tarrinas
- Salsa - 6 frascos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceitunas - 4 frascos
- Mezcla de frutos secos - 4 kilo
- Cacahuetes - 3 kilo
- Mix de snacks veganos - 4 kilo
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante - 8 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 6 botellas
- Limpiacristales - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 12 paquetes
- Bolsas de basura para residuos - 120 unidades
- Bolsas de basura de plástico - 60 unidades
- Bolsas de basura de papel - 40 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Recipientes para comida - 30 unidades
- Etiquetas para alérgenos - 100 unidades
- Bandejas de snack de papel - 300 unidades
- Cajas de almuerzo de cartón - 100 unidades
Consejos
- Prepara un mostrador de información por cada acceso principal y añade uno de reserva si esperas más de 150 visitantes. Ten allí acreditaciones, listas impresas, bolígrafos y un portátil para resolver cambios de inscripción.
- Para cada sala de presentación, reserva un portátil, un proyector, una pantalla, altavoces y un micrófono inalámbrico. Añade al menos un cable alargador, una regleta y un cargador de repuesto por sala.
- Coloca una mesa de presentación y dos sillas por formación participante, salvo que el plano indique otra distribución. Lleva también sillas plegables adicionales: calcula un 10 % más que el aforo previsto para cubrir picos de asistencia.
- Calcula dos vasos por visitante si habrá una pausa y añade un 15 % de margen. Para el café y el té, prepara termos, tazas, bandejas, platos y cubiertos antes de abrir las puertas, no durante la primera llegada.
- No dejes para el último día las acreditaciones, la señalización ni las memorias USB con las presentaciones. Imprime la lista de participantes y lleva una copia adicional por cada punto de recepción; guarda los archivos técnicos en al menos dos memorias USB.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una feria de orientación de estudios?
- Calcula las sillas según el aforo de las salas y la zona de visitantes, y añade un 10 % de margen. En las mesas de las formaciones, coloca como mínimo dos sillas por expositor o mesa de presentación.
- ¿Qué material técnico hace falta para cada sala de presentaciones?
- Prepara un portátil, un proyector, una pantalla, altavoces y un micrófono inalámbrico por sala. Añade un cable alargador, una regleta y un cargador de repuesto por sala para evitar retrasos por conexiones o baterías.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y la señalización?
- Ten las acreditaciones impresas y clasificadas al menos 24 horas antes de la feria. Coloca la señalización y comprueba los recorridos entre 2 y 3 horas antes de recibir al primer visitante.
- ¿Cuánta vajilla y bebida debo comprar para los visitantes?
- Para una pausa, calcula dos vasos por persona y añade un 15 % de margen. Prevé también aproximadamente una taza por persona que vaya a tomar café o té, más un 10 % adicional para reposición.
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