Salon d’orientation : la liste de courses à prévoir

Pour un salon des choix d’études, il faut équiper à la fois les stands, les présentations et l’accueil des visiteurs. Prévoyez le mobilier par espace, le matériel audiovisuel en fonction du nombre de présentations et les fournitures pour identifier les participants. Les boissons et le catering doivent être commandés après le recueil des besoins alimentaires. Cette liste vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : rallonges, chargeurs, multiprises et badges prêts à temps.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 2
Tables de standqté 24
Tables de présentationqté 4
Chaises pour les visiteursqté 180
Tabourets de barqté 12
Chaises pliantesqté 20
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12
Fournitures pour vestiaires

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Chargeursqté 8
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à boireqté 180
Plateauxqté 8
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 80
Carafesqté 6

Décoration

Nappesqté 30
Panneaux de standqté 30
Bannières enroulablesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 16
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Lampadaires LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Saladiers de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateauxqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 250
Pinces à badgeqté 250
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 8
Classeurs d’inscriptionqté 8
Formulaires visiteursqté 300
Brochures du programmeqté 300
Dossiers d’informationqté 250
Braceletsqté 250
Caisse
Étiquettes nominativesqté 300

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 4

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de thé - 6 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 16 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait pour le café - 4 bouteilles
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus pétillant - 4 bouteilles
- Citrons - 2 kilo
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Glaçons - 12 sacs
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Mini sandwiches au fromage - 120 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 100 pièces
- Mini sandwiches au houmous - 80 pièces
- Mini sandwiches poulet - 80 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs sans lactose - 20 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Tranches de jambon - 2 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bretzels salés - 6 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de muesli - 120 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Houmous - 6 pots
- Guacamole - 6 pots
- Salsa - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Olives - 4 bocaux
- Mélange de noix - 4 kilos
- Cacahuètes - 3 kilos
- Mélange de snacks vegan - 4 kilo
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 12 paquets
- Sacs-poubelle pour déchets résiduels - 120 pièces
- Sacs poubelle en plastique - 60 pièces
- Sacs-poubelle papier - 40 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Contenants alimentaires - 30 pièces
- Étiquettes pour allergènes - 100 pièces
- Barquettes snacks en papier - 300 pièces
- Boîtes à lunch en carton - 100 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, puis ajoutez 10 à 15 % de marge pour les stands qui en auront besoin au dernier moment.
Pour les présentations, comptez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur et un écran de projection par salle utilisée en parallèle. Testez chaque support au plus tard la veille.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants au moins 24 heures avant l’ouverture : les inscriptions tardives pourront ainsi être ajoutées sans bloquer l’accueil.
Pour les boissons, prévoyez environ 2 à 3 verres par visiteur sur les deux premières heures, puis ajustez selon la durée du salon et le nombre d’exposants présents.
Ne commandez pas le catering avant d’avoir regroupé les allergies et régimes alimentaires. Transmettez le nombre final de repas et de portions spécifiques au fournisseur au moins 3 jours à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un salon d’orientation ?: Prévoyez une chaise par place assise annoncée, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 80 places prévues, commandez donc environ 88 chaises, sans oublier les sièges destinés à l’accueil et aux exposants.
Quand faut-il commander le catering pour un salon d’études ?: Passez la commande définitive au moins 3 jours avant le salon, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Gardez une marge de 5 à 10 % si les inscriptions ou les confirmations peuvent encore évoluer.
Combien de matériel audiovisuel faut-il pour les présentations ?: Comptez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur et un écran de projection par salle utilisée simultanément. Préparez aussi un microphone et des haut-parleurs si la salle accueille plus de 30 personnes ou si plusieurs présentations se succèdent.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez un bureau d’information, les badges nominatifs, la liste imprimée des participants et un moyen de paiement mobile si des achats sont prévus sur place. Préparez ces éléments au plus tard la veille et gardez quelques badges vierges pour les arrivées imprévues.

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