Studiedag organiseren: checklist en planning

Een studiedag staat of valt met een strak programma, bevestigde sprekers en techniek die vooraf getest is. Begin met thema, werkvormen en ruimtes en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Verzamel dieetwensen op tijd en stuur het programma vooraf naar deelnemers. Op de dag zelf draait het om een ingerichte ontvangst, werkende presentaties en voldoende koffie, thee en water tijdens de pauzes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vastleggen
2 personen
Sprekers en begeleiders bevestigen
2 personen
Ruimtes en materialen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Presentaties verzamelen
Werkvormen en opdrachten printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering en dieetmaaltijden controleren
2 personen
Deelnemerslijst en badges klaarleggen
2 personen
Ruimtes openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentaties en techniek testen
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Welkomstmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Opening en programma toelichten
2 personen
Lezingen en workshops begeleiden
6 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeruimtes opruimen
2 personen
Groepsopdrachten begeleiden
6 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze presentatieset
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Servies

Bordenaantal 75
Kommenaantal 75
Glazenaantal 80
Mokkenaantal 70
Besteksetsaantal 75

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelbordjesaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
Plakbandaantal 6
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 70

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, thema en werkvormen uiterlijk 6 weken vooraf vast. Zo kunnen sprekers hun presentaties aanleveren en kun je ruimtes, tafels en stoelen passend reserveren.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie minstens 10 werkdagen voor de studiedag. Controleer de dieetmaaltijden opnieuw bij ontvangst van de catering.
Stuur het definitieve programma uiterlijk 5 werkdagen vooraf naar deelnemers. Vermeld begin- en eindtijd, workshopindeling, locatie-informatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Test presentaties, projectoren, HDMI-kabels, adapters, microfoons en speakers minimaal 1 werkdag vooraf in de ruimtes. Leg per ruimte een stekkerdoos en verlengkabel klaar; die worden vaak pas gemist als de opstelling al staat.
Plan op de ochtend minstens 60 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen, de ontvangstbalie inrichten en koffie- en theepunten vullen. Leg deelnemerslijst, badges en naamkaartjes vóór de eerste registratie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een studiedag organiseren?: Leg thema, programma en sprekers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum en locatie bevestigd zijn en sluit aanmeldingen ongeveer 10 werkdagen voor de studiedag.
Wanneer stuur ik het programma van een studiedag naar deelnemers?: Stuur het definitieve programma uiterlijk 5 werkdagen voor de studiedag. Zo hebben deelnemers tijd om workshops te kiezen en kunnen zij eventuele dieetwensen of praktische vragen nog doorgeven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een studiedag op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór de start voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, techniek testen en de ontvangstbalie klaarzetten. Bij meerdere ruimtes of complexe techniek is 90 minuten veiliger.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een studiedag verzamelen?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en leg de definitieve aantallen uiterlijk 10 werkdagen vooraf bij de catering vast. Controleer op de dag zelf welke maaltijden apart zijn gelabeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.