Checklist pour organiser une journée d’étude

Une journée d’étude repose sur une préparation précise, surtout quand plusieurs intervenants, ateliers et besoins alimentaires sont prévus. Cette checklist vous guide du cadrage du programme jusqu’au rangement des espaces de pause. Elle couvre les inscriptions, les supports de travail, les badges, l’accueil, les présentations et la pause-café. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le thème
2 personnes
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
2 personnes
Réserver les espaces et le matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Rassembler les présentations
Imprimer les méthodes de travail et les exercices
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la restauration et les repas adaptés
2 personnes
Préparer la liste des participants et les badges
2 personnes
Ouvrir et aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Tester les présentations et la technique
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer le matériel d’accueil
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Présenter l’ouverture et le programme
2 personnes
Animer les conférences et les ateliers
6 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger les espaces de pause
2 personnes
Encadrer les exercices de groupe
6 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Préparer la clôture et le discours de remerciement
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Kit de présentation sans fil
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 75
Bolsqté 75
Verresqté 80
Tassesqté 70
Couvertsqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Pancartes de tableqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 6
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les intervenants au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de réserver les espaces, d’envoyer les invitations et de gérer les confirmations.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez la liste au responsable de la restauration 7 à 10 jours avant la journée d’étude. Prévoyez une vérification finale la veille.
Rassemblez les présentations et testez chaque ordinateur, projecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, microphone et enceinte au moins 60 minutes avant l’ouverture. Gardez aussi un ordinateur de secours si plusieurs sessions se succèdent.
Installez la table d’inscription, les badges nominatifs et les pancartes de table avant l’arrivée du premier participant. Une liste imprimée, classée par nom, réduit les files d’attente pendant les 15 premières minutes.
Préparez la pause-café avec les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires et thermos avant le début de la première session. Contrôlez les boissons après 30 minutes et réapprovisionnez avant la reprise des ateliers.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’étude ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le thème, confirmer les intervenants, réserver les espaces, ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’étude ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement.
Que faut-il tester avant une journée d’étude ?: Testez au moins 60 minutes avant l’ouverture les ordinateurs, projecteurs, écrans, câbles, adaptateurs, multiprises, présentations, microphones et enceintes. Vérifiez chaque salle, pas seulement la salle principale.
Quand préparer les badges et les documents participants ?: Imprimez les badges, la liste des participants, les méthodes de travail et les exercices la veille ou au plus tard 2 heures avant l’accueil. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.