Checklist para organizar una jornada de estudio
Organizar una jornada de estudio requiere coordinar contenidos, personas, espacios y pausas sin dejar detalles para el último momento. Empieza por cerrar el programa y confirmar a ponentes y acompañantes; después gestiona invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas. En los días previos, reúne presentaciones, prepara acreditaciones y comprueba toda la técnica. El mismo día, la recepción, el café y los cambios entre charlas deben tener responsables claros.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar el programa y el tema
2 personas
Confirmar a los ponentes y acompañantes
2 personas
Reservar espacios y materiales
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los participantes
Recopilar las presentaciones
Imprimir dinámicas y tareas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el catering y las comidas dietéticas
2 personas
Preparar la lista de participantes y las acreditaciones
2 personas
Abrir y ventilar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Probar presentaciones y la técnica
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar el material de bienvenida
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Explicar la apertura y el programa
2 personas
Coordinar las charlas y talleres
6 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las salas de descanso
2 personas
Coordinar las actividades en grupo
6 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Servir la cena
5 personas
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
Recoger vajilla y residuos
3 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar la basura
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 3
- Pantallas de proyeccióncant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Equipo de presentación inalámbrico
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Vajilla
- Platoscant. 75
- Cuencoscant. 75
- Vasoscant. 80
- Tazascant. 70
- Cubiertoscant. 75
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Carteles de mesacant. 8
- Carteles direccionalescant. 8
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladorescant. 24
- Cinta adhesivacant. 6
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 70
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y el tema antes de enviar las invitaciones. Envía el programa definitivo a los participantes al menos 3 días antes para que sepan cuándo llegan y qué sesiones tendrán.
- Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 5 a 7 días antes. Confirma el número final con el catering y separa las comidas especiales para evitar confusiones.
- Recopila las presentaciones y prueba cada portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador, micrófono y altavoz como mínimo 60 minutos antes de la apertura.
- Prepara la recepción con la lista de participantes, acreditaciones y tarjetas de nombre. Coloca la mesa de registro y deja el material ordenado para que cada llegada tarde menos de 2 minutos.
- Monta el punto de café y té antes de que empiece la primera sesión. Calcula una pausa de 15 a 20 minutos y revisa bebidas, tazas, vasos, platos y residuos antes de que termine.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar el programa de una jornada de estudio?
- Envía el programa definitivo entre 3 y 7 días antes. Así los participantes pueden revisar las sesiones y tú todavía tienes tiempo para corregir cambios de horario o ponentes.
- ¿Cuándo confirmar el catering de una jornada de estudio?
- Confirma el número de asistentes y las dietas especiales entre 5 y 7 días antes. Haz una última comprobación el día anterior si esperas cancelaciones o inscripciones tardías.
- ¿Con cuánto tiempo preparar la sala y la recepción?
- Abre y ventila los espacios entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Coloca mesas, sillas, recepción, acreditaciones y carteles antes de probar las presentaciones y la técnica.
- ¿Cuánto dura una pausa de café en una jornada de estudio?
- Reserva entre 15 y 20 minutos por pausa. Empieza a preparar café, té, agua y vajilla unos 10 minutos antes para que el servicio no retrase la siguiente charla o taller.
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