Wat heb je nodig voor een studieconferentie?

Voor een studieconferentie heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Deelnemers moeten zich kunnen registreren, presentaties volgen, eten en drinken pakken en tussendoor hun spullen kwijt kunnen. Regel techniek, servies en catering uiterlijk enkele dagen vooraf en test alles vóór de eerste spreker arriveert. Gebruik het plan als centrale checklist voor de 56 spullen en 72 voorbereidende taken, zodat je op de dag zelf niet nog kabels, naamkaartjes of dieetvrije lunch hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Spreektafel
Lessenaar
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opschepbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Serveerbestekaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Sprekersbordjesaantal 8
Flip-oversaantal 6
Flip-overblokkenaantal 12
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Zwarte thee - 5 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffiemelk - 4 pakken
- Witte suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Citroenen - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Jus d'orange - 6 pakken
- Bruisend water - 6 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Glutenvrij brood - 3 broden
- Volkoren wraps - 8 pakken
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Vegetarische spread - 2 kilo
- Pindakaas - 3 potten
- Aardbeienjam - 3 potten
- Boter - 2 kilo
- Eieren - 60 stuks
- Kikkererwten - 12 blikken
- Linzen - 10 blikken
- Basmati rijst - 8 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensaus - 10 potten
- Kokosmelk - 12 blikken
- Groentebouillon - 4 dozen
- Kipfilet - 8 kilo
- Vegetarische balletjes - 5 kilo
- Aardappelen - 12 kilo
- Wortelen - 6 kilo
- Courgettes - 5 kilo
- Paprika's - 5 kilo
- Broccoli - 5 kilo
- Bloemkool - 4 stuks
- Sperziebonen - 5 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Gemengde sla - 5 kilo
- Rode uien - 2 kilo
- Knoflook - 8 bollen
- Verse gember - 500 gram
- Peterselie - 10 bosjes
- Basilicum - 8 bosjes
- Yoghurt - 6 kilo
- Feta - 2 kilo
- Geraspte kaas - 2 kilo
- Olijfolie - 4 liter
- Zonnebloemolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Mayonaise - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Chilisaus - 2 flessen
- Kerriepoeder - 2 potten
- Paprikapoeder - 2 potten
- Komijn - 1 pot
- Oregano - 1 pot
- Basilicumkruiden - 1 pot
- Zwarte peper - 1 pot
- Zout - 2 pakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Rijstcrackers - 5 pakken
- Notenmix - 3 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Appels - 10 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Sinaasappels - 8 kilo
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 8 dozen
- Mini muffins - 8 dozen
- Pure chocolade - 2 kilo
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 50 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Nitril handschoenen - 200 stuks

Tips

Neem per deelnemer één naamkaartje, één programma en één certificaat mee, plus ongeveer 10% extra voor last-minute inschrijvingen of fouten. Leg registratiebenodigdheden de avond ervoor klaar bij de registratietafel.
Plan voor elke presentatieruimte minimaal één laptop, één beamer, één projectiescherm en passende HDMI-kabels. Leg per laptop ook de benodigde HDMI-adapter klaar; dat onderdeel wordt vaak pas ontdekt wanneer de spreker al klaarstaat.
Reken voor koffie en thee op 2 tot 3 koppen per persoon tijdens een ochtendprogramma en zet minstens één extra koffiezetapparaat of waterkoker klaar bij een grotere groep. Voorzie daarnaast voldoende drinkglazen of een duidelijk alternatief voor de hele dag.
Bestel servies op basis van het maximale aantal eters en tel 10% reserve bij. Voor een buffet heb je per persoon minimaal één dinerbord, één vork, één mes, één lepel en een dessertbord nodig; plan extra opscheplepels voor elk buffetonderdeel.
Zet techniek en stroom minstens 24 uur vooraf in de zaal en controleer verlengkabels, stekkerdozen, microfoons, luidsprekers, audiomixer en presentatieklikkers samen. Neem powerbanks mee voor lange dagen, omdat sprekers en organisatie hun telefoon vaak intensiever gebruiken dan verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een studieconferentie?: Reken op 2 tot 3 koppen koffie of thee per deelnemer tijdens een ochtendprogramma en ongeveer 4 tot 5 koppen voor een volledige dag. Voorzie extra capaciteit als de pauzes kort zijn of er geen andere drank beschikbaar is.
Hoeveel servies moet ik bestellen voor een studieconferentie?: Bestel per verwacht diner- of lunchganger één dinerbord, één dessertbord, één vork, één mes en één lepel, plus 10% reserve. Voor koffie reken je op 1 kopje per gepland drinkmoment en 10 tot 15% extra.
Wanneer moet ik de techniek voor een studieconferentie regelen?: Reserveer beamer, schermen, microfoons en luidsprekers minimaal 1 tot 2 weken vooraf. Test alle laptops, HDMI-kabels, adapters en presentaties uiterlijk 24 uur voor de conferentie en doe op de dag zelf nog een korte geluidscheck.
Hoeveel naamkaartjes en programma's moet ik meenemen?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één naamkaartje en één programma en druk 10% extra af. Bij 100 deelnemers betekent dat 110 exemplaren, zodat je ook late aanmeldingen en beschadigde kaarten kunt opvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.