Was du für eine Studienkonferenz brauchst

Für eine Studienkonferenz brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Neben Technik, Mobiliar und Geschirr müssen Registrierung, Präsentationen, Verpflegung und Beschilderung am Veranstaltungstag funktionieren. Plane die Mengen nach der Zahl der Teilnehmenden und rechne Technik für jeden Saal separat. Diese Einkaufs- und Packliste zeigt, was häufig fehlt und was du spätestens vor dem Konferenztag prüfen solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 14
StühleAnz. 90
Registrierungstisch
Rednertisch
Pult
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
AusgabeschalenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
ServierbesteckAnz. 16

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 100
NamensschildhalterAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
WegweiserAnz. 12
ReferentenschilderAnz. 8
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-BlöckeAnz. 12
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Schwarzer Tee - 5 Kartons
- Kräutertee - 3 Packungen
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 4 Packungen
- Weißer Zucker - 2 kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Zitronen - 2 Kilo
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Sprudelwasser - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Glutenfreies Brot - 3 Brote
- Vollkorn-Wraps - 8 Packungen
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Putenfilet - 2 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 3 Gläser
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Butter - 2 Kilo
- Eier - 60 Stück
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Linsen - 10 Dosen
- Basmati-Reis - 8 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Tomatensoße - 10 Gläser
- Kokosmilch - 12 Dosen
- Gemüsebouillon - 4 Kartons
- Hähnchenfilet - 8 Kilo
- Vegetarische Bällchen - 5 Kilo
- Kartoffeln - 12 kilo
- Karotten – 6 Kilo
- Zucchini - 5 kilo
- Paprika - 5 Kilo
- Brokkoli - 5 Kilo
- Blumenkohl - 4 Stück
- Grüne Bohnen - 5 Kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Rote Zwiebeln - 2 Kilo
- Knoblauch - 8 Knollen
- Frischer Ingwer - 500 Gramm
- Petersilie - 10 Bund
- Basilikum - 8 Bund
- Joghurt - 6 Kilo
- Feta - 2 Kilo
- Geriebener Käse - 2 kilo
- Olivenöl - 4 Liter
- Sonnenblumenöl - 3 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Chilisauce - 2 Flaschen
- Currypulver - 2 Gläser
- Paprikapulver - 2 Gläser
- Kreuzkümmel - 1 Glas
- Oregano - 1 Topf
- Basilikumgewürz - 1 Topf
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Salz - 2 Packungen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Reiscracker - 5 Packungen
- Nussmix - 3 Kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Äpfel - 10 Kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Orangen - 8 Kilo
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 8 Dutzend
- Mini-Muffins - 8 Kartons
- Zartbitterschokolade - 2 Kilo
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 50 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Nitrilhandschuhe - 200 stuks

Tipps

Plane für jede Präsentationsfläche einen Beamer, eine Projektionsleinwand, einen Laptop und die passenden HDMI-Adapter ein. Teste jede Kombination spätestens am Vortag, weil fehlende Adapter am Veranstaltungstag nur schwer zu ersetzen sind.
Richte die Registrierung mit einem eigenen Tisch, aktualisierter Teilnehmerliste und Namensschildern ein. Lege zusätzlich Stifte und die Unterlagen dort bereit, damit die Ausgabe nicht mit dem Einlass beginnt.
Rechne bei Kaffee und Wasser nicht nur mit den angemeldeten Personen, sondern mit mindestens einem Trinkglas und einer Kaffeetasse pro Person sowie Reservegeschirr für etwa 10 Prozent zusätzlich.
Für längere Vorträge brauchst du pro Saal ein Funkmikrofon oder Mikrofonständer, Lautsprecher und ein getestetes Audiomischpult. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Steckdosen vor dem Aufbau, statt sie erst beim Techniktest zu suchen.
Stelle Catering, Geschirr und Getränke spätestens am Vorabend kalt beziehungsweise bereit. Berücksichtige erfasste Ernährungswünsche getrennt und beschrifte die entsprechenden Speisen, damit Rückfragen während der Pausen vermieden werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Studienkonferenz?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung und Vortrag, Präsentationstechnik, Tonanlage, Geschirr, Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Unterlagen wie Namensschilder, Programm und Zertifikate. Plane Technik und Sitzplätze pro Saal und rechne beim Geschirr rund 10 Prozent Reserve ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Konferenz?: Plane mindestens ein Trinkglas und eine Kaffeetasse pro angemeldeter Person ein. Für Teller, Besteck und Kaffeelöffel solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve vorsehen, besonders bei Buffet und parallelen Pausen.
Wann sollte ich die Konferenztechnik prüfen?: Prüfe Beamer, Leinwände, Laptops, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Bei mehreren Sälen testest du jede Präsentations- und Tonkombination einzeln, nicht nur ein Beispielgerät.
Was darf ich bei einer Studienkonferenz nicht vergessen?: Häufig fehlen passende HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Namensschilder, Präsentationsklicker und eine aktualisierte Teilnehmerliste. Lege diese Dinge spätestens am Abend vor der Konferenz an Registrierung und Technikplatz bereit.

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