Lista de compras para una conferencia de estudio

Una conferencia de estudio necesita más que una sala y un programa. Hay que preparar el registro, las presentaciones, el sonido, la proyección y el servicio de comida y bebida sin dejar cables, adaptadores o vajilla para el último día. Esta lista reúne el material que debes comprar, alquilar o llevar, desde mesas y sillas hasta micrófonos, cafeteras y utensilios. Comprueba las cantidades según el número de participantes y reserva el equipo técnico con varios días de margen.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 14
Sillascant. 90
Mesa de registro
Mesa de oradores
Atril
Percheroscant. 3

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Pulsadores de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Termoscant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12
Cubiertos de serviciocant. 16

Decoración

Mantelescant. 14
Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Folletos del programacant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Carteles para ponentescant. 8
Pizarras de hojascant. 6
Bloc de rotafoliocant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 24
Bolígrafoscant. 120
Bloc de notascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Té negro - 5 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche para café - 4 paquetes
- Azúcar blanco - 2 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Limones - 2 kilos
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 6 packs
- Agua con gas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan sin gluten - 3 barras
- Wraps integrales - 8 paquetes
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Crema vegetariana para untar - 2 kilo
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Mantequilla - 2 kilos
- Huevos - 60 unidades
- Garbanzos - 12 latas
- Lentejas - 10 latas
- Arroz basmati - 8 kilos
- Pasta - 8 kilo
- Salsa de tomate - 10 tarros
- Leche de coco - 12 latas
- Caldo de verduras - 4 cajas
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 5 kilo
- Patatas - 12 kilo
- Zanahorias - 6 kilos
- Calabacines - 5 kilo
- Pimientos - 5 kilo
- Brócoli - 5 kilos
- Coliflor - 4 unidades
- Judías verdes - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Ajos - 8 cabezas
- Jengibre fresco - 500 gram
- Perejil - 10 ramos
- Albahaca - 8 ramos
- Yogur - 6 kilos
- Feta - 2 kilos
- Queso rallado - 2 kilos
- Aceite de oliva - 4 litros
- Aceite de girasol - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 3 botes
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa chili - 2 botellas
- Curry en polvo - 2 tarros
- Pimentón en polvo - 2 botes
- Comino - 1 bote
- Orégano - 1 bote
- Albahaca - 1 maceta
- Pimienta negra - 1 bote
- Sal - 2 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Galletas de arroz - 5 paquetes
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Manzanas - 10 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Naranjas - 8 kilo
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 8 cajas
- Mini magdalenas - 8 cajas
- Chocolate negro - 2 kilos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 3 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Guantes de nitrilo - 200 unidades

Consejos

Calcula la vajilla para todas las personas y añade un margen del 10 %: platos, vasos, tazas, cubiertos y cucharillas suelen agotarse antes que la comida.
Prepara al menos un cable HDMI, un adaptador y una regleta por puesto de presentación previsto. Lleva también cables alargadores y baterías externas para evitar interrupciones durante las ponencias.
Separa el material del registro con antelación: mesa, tarjetas de nombre, programa impreso y señalización deben estar listos como mínimo 60 minutos antes de la llegada de los participantes.
Prueba proyector, pantallas, portátiles, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y pulsadores de presentación entre 2 y 3 horas antes de empezar. No esperes a que llegue el primer ponente para comprobar las conexiones.
Compra y enfría la comida y la bebida el día anterior cuando sea posible. Reserva tiempo el mismo día para preparar los aperitivos, el bufé, las cafeteras y las teteras, especialmente si el registro empieza temprano.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una conferencia de estudio?: Calcula un juego completo por participante para la comida y añade un 10 % de reserva. Para una conferencia de 50 personas, prepara al menos 55 platos de cena, platos de postre, vasos, tazas y juegos de cubiertos, ajustando las tazas y cucharillas a las pausas de café.
¿Cuándo debo probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la apertura y repite las conexiones cuando llegue cada ponente. Comprueba especialmente HDMI, adaptadores, sonido, micrófonos inalámbricos, altavoces y el pulsador de presentaciones.
¿Con cuánta antelación preparo el material del registro?: Deja la mesa de registro, las tarjetas de nombre, los programas y la lista actualizada preparados como mínimo 60 minutos antes de recibir al primer participante. Imprime un 10 % de tarjetas y programas adicionales para cambios de última hora.
¿Cuándo debo comprar la comida y la bebida?: Haz la compra entre 24 y 48 horas antes si necesitas enfriar productos o preparar un bufé. Deja los aperitivos y el menú organizados el día anterior, y reserva al menos 90 minutos antes del servicio para montar las mesas y las bebidas.

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