Que faut-il prévoir pour une conférence d’étude ?

Une conférence d’étude demande plus qu’un programme et une salle. Il faut prévoir l’accueil des participants, les présentations, la sonorisation, les pauses et le buffet sans oublier les petits éléments qui bloquent souvent le déroulement. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle, les équipements de cuisine et les fournitures à acheter ou à emporter. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits et prévois une marge pour les intervenants et les imprévus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Table de prise de parole
Lutrin
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Couverts de serviceqté 16

Décoration

Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Brochures du programmeqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux pour les intervenantsqté 8
Chevaletsqté 6
Blocs pour chevaletqté 12
Marqueursqté 24
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Thé noir - 5 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait pour café - 4 paquets
- Sucre blanc - 2 kilos
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 6 briques
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain sans gluten - 3 pains
- Wraps complets - 8 paquets
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Filet de dinde - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture de fraises - 3 pots
- Beurre - 2 kilo
- Œufs - 60 pièces
- Pois chiches - 12 boîtes
- Lentilles - 10 boîtes
- Riz basmati - 8 kilo
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce tomate - 10 pots
- Lait de coco - 12 boîtes
- Bouillon de légumes - 4 boîtes
- Filet de poulet - 8 kilos
- Boulettes végétariennes - 5 kilos
- Pommes de terre - 12 kilos
- Carottes - 6 kilo
- Courgettes - 5 kilo
- Poivrons - 5 kilos
- Brocoli - 5 kilo
- Chou-fleur - 4 pièces
- Haricots verts - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Oignons rouges - 2 kilo
- Ail - 8 têtes
- Gingembre frais - 500 gram
- Persil - 10 bottes
- Basilic - 8 bouquets
- Yaourt - 6 kilo
- Feta - 2 kilos
- Fromage râpé - 2 kilo
- Huile d’olive - 4 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Poudre de curry - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Cumin - 1 pot
- Origan - 1 pot
- Basilic - 1 pot
- Poivre noir - 1 pot
- Sel - 2 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Crackers de riz - 5 paquets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Oranges - 8 kilo
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Mini muffins - 8 boîtes
- Chocolat noir - 2 kilo
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gants en nitrile - 200 pièces

Conseils

Prévois une chaise par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % de marge pour les intervenants, l’équipe et les arrivées de dernière minute. Pour l’accueil, garde une table séparée afin de ne pas mélanger badges, programmes et questions d’organisation.
Pour les boissons, compte environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et refroidis les boissons avant l’arrivée du public.
Pour une pause café, prévois au minimum une tasse, une cuillère à café et un verre par personne, avec 10 % de pièces supplémentaires. Les machines à café et les bouilloires sont souvent oubliées lorsqu’elles ne sont pas fournies par le lieu.
Teste chaque ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, microphone et câble au moins 24 heures avant la conférence. Emporte au moins un adaptateur HDMI de rechange et une multiprise par zone technique.
Imprime les badges, le programme et les certificats au plus tard la veille. Prépare 5 à 10 % de badges vierges supplémentaires : les changements de nom et les inscriptions tardives arrivent fréquemment.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence d’étude ?: Prévois une chaise par participant confirmé, puis ajoute une marge de 5 à 10 %. Pour 100 inscrits, cela représente environ 105 à 110 chaises, sans compter les places nécessaires aux intervenants et à l’équipe.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une conférence ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Pour 50 participants sur une demi-journée de 4 heures, prévois donc environ 250 à 350 boissons au total, selon la durée des pauses et la présence d’un buffet.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Effectue un premier test au moins 24 heures avant l’événement, puis une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Contrôle notamment les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones, les haut-parleurs et les batteries externes.
Combien de badges et de programmes faut-il imprimer ?: Imprime un badge et un programme par participant confirmé, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 80 inscrits, prépare donc 84 à 88 unités, et garde quelques badges vierges pour les modifications de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.