LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde studentenmarathon

Een studentenmarathon organiseren vraagt meer dan een route en een starttijd. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, vrijwilligers, tijdregistratie, waterposten en medische ondersteuning. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar inschrijvingen en de vrijwilligersindeling. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, startnummers, routeborden, materiaal en een controle op de finish. Gebruik de checklist hieronder als vaste volgorde, zodat je niets op de ochtend zelf hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    3 personen

  • Vergunningen aanvragen

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

    2 personen

  • Verkeersplan uitwerken

    3 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligersindeling maken

    2 personen

  • Route op kaart controleren

    2 personen

  • Waterposten bepalen

    2 personen

  • Medische contactlijst maken

  • Deelnemerslijst sluiten

    2 personen

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Startnummers printen

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    3 personen

  • Vrijwilligersinstructies schrijven

    2 personen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Materiaal controleren

    3 personen

  • Deelnemersinformatie versturen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Startnummers sorteren

    3 personen

  • Routeborden laden

    3 personen

Event

  • Startgebied afzetten

    4 personen

  • Tenten opzetten

    5 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Inschrijfbalie inrichten

    3 personen

  • Finishboog opzetten

    4 personen

  • Routeborden plaatsen

    8 personen

  • Kilometermarkeringen plaatsen

    4 personen

  • Waterposten opbouwen

    6 personen

  • EHBO-materialen klaarzetten

    2 personen

  • Omroepinstallatie testen

    2 personen

  • Tijdregistratie instellen

    2 personen

  • Vrijwilligers aanmelden

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    3 personen

  • Startnummers uitgeven

    5 personen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Deelnemers welkom heten

    3 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Startschot begeleiden

    3 personen

  • Routepost bemannen

    12 personen

  • Water uitdelen

    8 personen

  • Tussentijden registreren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Finish begeleiden

    4 personen

  • Medaille uitdelen

    3 personen

  • Herstelruimte bemannen

    3 personen

  • Finishers registreren

    2 personen

  • Kleding uitgiftepunt beheren

    2 personen

  • Publiek informeren

    2 personen

  • Laatste lopers begeleiden

    3 personen

  • Finish sluiten

    3 personen

Nazorg

  • Routeborden ophalen

    6 personen

  • Waterposten afbreken

    5 personen

  • Tenten afbreken

    5 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    5 personen

  • Afval verzamelen

    5 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    5 personen

  • Materiaal terugbrengen

    3 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Uitslagen publiceren

    2 personen

  • Deelnemersberichten versturen

    2 personen

  • Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 4
  • Tafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 30
  • Statafelsaantal 6
  • Garderoberekkenaantal 3

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 180
  • Veiligheidsspeldenaantal 400
  • Finishmedaillesaantal 180
  • Routebordjesaantal 45
  • Kilometermarkeringenaantal 22
  • Afzethekkenaantal 20
  • Verkeerskegelsaantal 40
  • Lintenaantal 6
  • Finishboog
  • Startlijn
  • Klembordenaantal 12
  • Stopwatchesaantal 8
  • Pionnenaantal 30
  • Sporttassenaantal 20
  • Thermische dekensaantal 30

Apparatuur

  • Omroepinstallatie
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Powerbanksaantal 8
  • Tijdregistratie-apparatenaantal 3
  • Portofoonsaantal 12

Verlichting

  • Bouwlampenaantal 8
  • Lichtsnoerenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 250
  • Herbruikbare bordenaantal 220
  • Besteksetsaantal 220
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Waterkannenaantal 24

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Koelboxenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 6
  • Serveerlepelsaantal 8
  • Thermoskannenaantal 8
  • Jerrycansaantal 12
  • Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Handvegersaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 6
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12
  • Desinfectiepompenaantal 8
  • Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg datum, route, start- en finishlocatie vroeg vast. Vraag vergunningen aan zodra de route bekend is en werk het verkeersplan uit voordat je uitnodigingen verstuurt.
  • Plan waterposten op vaste punten langs het parcours en neem per post een verantwoordelijke vrijwilliger op in de indeling. Maak daarnaast één medische contactlijst die de coördinatoren en portofoongebruikers direct kunnen raadplegen.
  • Sluit de deelnemerslijst op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 7 dagen voor de marathon. Wijs daarna startnummers toe, print ze en verzamel dieetwensen voordat je catering en boodschappen definitief maakt.
  • Geef vrijwilligers uiterlijk 48 uur vooraf hun post, aankomsttijd en instructies. Controleer of posten bij start, finish, waterpunten en verkeersovergangen allemaal bezet zijn en of elke coördinator een werkend communicatiemiddel heeft.
  • Laad routebordjes, afzetmateriaal, tijdregistratie-apparaten, omroepinstallatie en verlichting de avond ervoor in. Test verlengkabels, stekkerdozen en microfoons en leg startnummers en veiligheidsspelden op volgorde klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een studentenmarathon organiseren?
Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en vrijwilligerswerving. Open de inschrijving zodra de route en praktische voorwaarden vaststaan.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst van een studentenmarathon sluiten?
Sluit de lijst bij voorkeur 7 dagen voor de start. Zo houd je tijd over om startnummers toe te wijzen, dieetwensen door te geven en deelnemersinformatie te versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een studentenmarathon?
Plan minimaal één vrijwilliger per waterpost en per verkeers- of routeovergang, plus aparte coördinatoren voor start, finish en materiaal. Maak de definitieve indeling uiterlijk 48 uur vooraf en regel per belangrijke post een reserve.
Wanneer moet ik de routeborden en het materiaal klaarzetten?
Controleer al het materiaal uiterlijk 2 dagen vooraf en laad routeborden, afzethekken, verkeerskegels en techniek de avond voor de marathon in. Test tijdregistratie, microfoons en verlichting vóór vertrek naar de route.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!