Checklist pour organiser un Marathon des étudiants

Organiser un Marathon des étudiants demande de coordonner le parcours, les autorisations, les participants et les bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist de 69 tâches et 53 équipements suit l’ordre pratique du projet, de la date de l’épreuve au rangement final. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, contacts médicaux, signalisation, dossards et circulation. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier que rien ne manque le jour du départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier l’itinéraire sur la carte
2 personnes
Définir les points d'eau
2 personnes
Établir la liste de contacts médicaux
Clôturer la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Charger les panneaux d'itinéraire
3 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Monter les tentes
5 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
8 personnes
Installer les bornes kilométriques
4 personnes
Mettre en place les points d’eau
6 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le chronométrage
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Distribuer les numéros de départ
5 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Encadrer le coup de départ
3 personnes
Tenir le poste de route
12 personnes
Distribuer de l'eau
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer l’arrivée
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Assurer la permanence de la salle de soins
3 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Gérer le point de distribution des vêtements
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Accompagner les derniers coureurs
3 personnes
Fermer l’arrivée
3 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
Démonter les postes d’eau
5 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer des messages aux participants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Panneaux d’orientationqté 45
Bornes kilométriquesqté 22
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Rubansqté 6
Arche d'arrivée
Ligne de départ
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 8
Cônesqté 30
Sacs de sportqté 20
Couvertures thermiquesqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Appareils de chronométrageqté 3
Talkies-walkiesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 120
Carafes d’eauqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 8
Jerricansqté 12
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Pompes désinfectantesqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis demande les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions : les délais administratifs peuvent bloquer tout le calendrier.
Prévois un responsable par zone et transmets les consignes aux bénévoles au moins 7 jours avant la course. Donne-leur aussi les contacts médicaux et le plan de circulation.
Vérifie le parcours sur une carte et repère chaque point d’eau, borne kilométrique, barrière et panneau de direction. Charge la signalisation dans l’ordre d’installation pour éviter les recherches sur place.
Clôture la liste des participants avant d’imprimer les dossards et de les trier. Garde une marge pour les inscriptions ou corrections de dernière minute, avec des épingles de sûreté disponibles.
Refroidis les boissons la veille et teste la sonorisation, les talkies-walkies, les chronomètres et les rallonges avant l’arrivée des coureurs. Les batteries externes et l’éclairage sont faciles à oublier lors du contrôle final.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marathon des étudiants ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, obtenir les autorisations, réserver les lieux de départ et d’arrivée, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un Marathon des étudiants ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la course, une fois la date, le parcours et les premières consignes confirmés. Clôture la liste des participants au plus tard 7 jours avant l’épreuve pour imprimer les dossards et organiser les équipes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un Marathon des étudiants ?: Le nombre dépend du parcours et des points de contrôle, mais répartis les bénévoles par zones dès que l’itinéraire est défini. Prépare leur planning et leurs consignes au moins 7 jours avant le départ, avec un responsable pour chaque secteur.
Que faut-il vérifier la veille d’un Marathon des étudiants ?: Contrôle les dossards, les panneaux, les barrières, les cônes, les points d’eau, le catering et les contacts médicaux. Teste aussi la sonorisation et le chronométrage, puis charge le matériel d’itinéraire et refroidis les boissons la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.