Boodschappenlijst voor een studentencongres

Voor een studentencongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. De registratie, presentaties en catering vragen elk om eigen materialen die je vooraf moet controleren. Denk aan HDMI-adapters voor verschillende laptops, voldoende microfoons en verlengkabels, maar ook aan naamkaartjes, koffie- en waterkannen. Gebruik deze boodschappenlijst naast het draaiboek en stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Tafellinnenaantal 14

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Soeplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Buffetschalenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8
Broodmandenaantal 8

Decoratie

Congresbannersaantal 3
Tafelbordjesaantal 14
Routebordenaantal 10
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Tafeldecoratieaantal 14
Wegwerpplakbandaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 5 kilo
- Zwarte thee - 250 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 15 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Mineraalwater plat - 80 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Bruiswater - 12 flessen
- Volkorenbrood - 20 broden
- Witte pistolets - 120 stuks
- Volkoren pistolets - 120 stuks
- Miniwraps - 150 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Kalkoenfilet - 4 kilo
- Gerookte kipfilet - 4 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Pindakaas - 2 kilo
- Aardbeienjam - 2 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Tomaten - 6 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika's - 4 kilo
- Avocado's - 4 kilo
- Kikkererwten - 3 kilo
- Maïs - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Fetakaas - 3 kilo
- Mayonaise - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Pestosaus - 2 kilo
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Groentebouillon - 2 kilo
- Tomatensoep - 25 liter
- Groentesoep - 15 liter
- Stokbroden - 20 stuks
- Knoflookboter - 2 kilo
- Pasta - 12 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Tomatensaus - 15 liter
- Groentemix - 15 kilo
- Champignons - 6 kilo
- Courgettes - 6 kilo
- Vegetarische balletjes - 8 kilo
- Kipfilet - 12 kilo
- Kerriesaus - 8 liter
- Kokosmelk - 8 liter
- Naanbrood - 120 stuks
- Gemengde salade - 12 kilo
- Komkommersalade - 8 kilo
- Yoghurtdressing - 5 liter
- Vegan dressing - 3 liter
- Appels - 15 kilo
- Bananen - 12 kilo
- Druiven - 10 kilo
- Sinaasappels - 12 kilo
- Mueslirepen - 150 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoutjesmix - 8 zakken
- Koekjes - 10 kilo
- Brownies - 120 stuks
- Allergenenkaartjes - 30 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 3 liter
- Allesreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Vuilnisbakzakken - 30 stuks

Tips

Plan per presentatieruimte minimaal 1 presentatielaptop, 1 beamer, 1 projectiescherm en 1 presentatieklikker. Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf en test elke aansluiting nogmaals op de congresdag.
Neem minimaal 2 HDMI-adapters per presentatieruimte mee. Leg daarnaast per ruimte minstens 2 verlengkabels, 2 stekkerdozen en een rol gaffer tape klaar; kabels worden vaak pas tijdens de opbouw een probleem.
Maak voor registratie 1 registratietafel, naamkaartjes voor alle aangemelde deelnemers en sprekers, plus een afgedrukte deelnemerslijst. Sorteer de badges vooraf alfabetisch of op inschrijfnummer, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Tel servies op basis van de grootste gelijktijdige eetgroep. Voorzie per deelnemer minimaal 1 bord, 1 bestekset en 1 glas; plan voor koffie meerdere rondes met extra kopjes en koffiekannen achter de hand.
Zet waterkannen, thermoskannen en koelboxen al vóór de eerste inloop klaar. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf en geef de definitieve cateringhoeveelheden daarna direct door aan de cateraar.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een studentencongres?: Reken naast stoelen en tafels op registratie- en spreektafels, techniek, naamkaartjes, programma's en cateringmateriaal. Per presentatieruimte heb je minimaal 1 beamer, 1 scherm, 1 laptop en 1 klikker nodig, plus HDMI-adapters en reservekabels.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een studentencongres?: Bestel 1 stoel per aangemelde deelnemer, spreker en vrijwilliger die tijdens het programma zit. Voeg bij een congres met vrije inloop ongeveer 5 tot 10 procent reserve toe en zet de definitieve zaalindeling uiterlijk 1 week vooraf vast.
Hoeveel microfoons zijn nodig bij een studentencongres?: Voor één zaal met presentaties is meestal 1 draadloze microfoon voor de spreker en 1 extra microfoon voor vragen of een gespreksleider praktisch. Test alle microfoons en standaards minimaal 1 dag vooraf in de zaal.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een studentencongres regelen?: Reserveer catering en controleer dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Regel drukwerk, naamkaartjes en extra techniek uiterlijk 1 week vooraf; doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen voor het congres en gekoelde producten op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.