Was du für einen Studentenkongress brauchst

Für einen Studentenkongress brauchst du mehr als Beamer und Stühle: Registrierung, Vortragstechnik, Beschilderung, Catering und Ersatzlösungen müssen am Veranstaltungstag funktionieren. Plane die Ausstattung nach Teilnehmerzahl und Programmpunkten, nicht nur nach der Raumgröße. Besonders HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Namensschilder und Ausdrucke werden häufig erst kurz vor Beginn geprüft. Die Einkaufsliste hilft dir, Verbrauchsmaterial, Geschirr und Technik rechtzeitig zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
RegistrierungstischAnz. 2
Rednertisch
HockerAnz. 6
TischwäscheAnz. 14

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationslaptopsAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SuppenkellenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
BuffetschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8

Dekoration

KongressbannerAnz. 3
TischschilderAnz. 14
WegweiserAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
ArmbänderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
StifteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
TischdekorationAnz. 14
EinwegklebebandAnz. 6
KlebestiftAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 5 Kilo
- Schwarzer Tee - 250 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Fettarme Milch - 15 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 80 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Vollkornbrot - 20 Brote
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Vollkornpistolets - 120 Stück
- Mini-Wraps - 150 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Truthahnfilet - 4 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 4 kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Kilo
- Erdbeermarmelade - 2 Kilo
- Gurken - 5 Kilo
- Tomaten - 6 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Avocados - 4 Kilo
- Kichererbsen - 3 Kilo
- Mais - 3 kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Feta-Käse - 3 Kilo
- Mayonnaise - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Pestosauce - 2 Kilo
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Gemüsebouillon - 2 Kilo
- Tomatensuppe - 25 Liter
- Gemüsesuppe - 15 Liter
- Baguettes - 20 Stück
- Knoblauchbutter - 2 Kilo
- Pasta - 12 Kilo
- Reis - 8 Kilo
- Tomatensauce - 15 Liter
- Gemüsemix - 15 Kilo
- Champignons - 6 Kilo
- Zucchini - 6 Kilo
- Vegetarische Bällchen - 8 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 12 kilo
- Currysauce - 8 Liter
- Kokosmilch - 8 Liter
- Naanbrot - 120 Stück
- Gemischter Salat - 12 Kilo
- Gurkensalat - 8 Kilo
- Joghurtdressing - 5 Liter
- Veganes Dressing - 3 Liter
- Äpfel - 15 kilo
- Bananen - 12 Kilo
- Trauben - 10 Kilo
- Orangen - 12 Kilo
- Müsliriegel - 150 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Salzsnack-Mix - 8 Beutel
- Kekse - 10 Kilo
- Brownies - 120 Stück
- Allergenkärtchen - 30 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 3 Liter
- Allzweckreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Müllbeutel - 30 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein; bei Selbstbedienung ergänzt du etwa 10 Prozent Reserve. So reicht das Geschirr auch bei Nachschlag und Verlusten.
Stelle für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Namensschildern, Teilnehmerliste und Schreibmaterial bereit. Sortiere die Schilder alphabetisch und lege mindestens 10 Prozent zusätzliche Blankoschilder zurück.
Rechne für den ersten Veranstaltungsabschnitt mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser in mehreren Wasserkannen bereit. Für Kaffee brauchst du zusätzlich Kaffeetassen, Kannen und Thermoskannen, damit die Versorgung zwischen zwei Programmpunkten nicht ausfällt.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptops, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam. Packe Verlängerungskabel, Gaffer Tape und USB-Sticks als Reserve ein; fehlende Adapter lassen sich am Veranstaltungstag oft nicht schnell ersetzen.
Prüfe bei Funkmikrofonen, Lautsprechern und Mischpult vor dem Einlass die Reichweite und Lautstärke. Halte für jeden Vortragsraum mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel und eine Powerbank bereit, wenn Referenten eigene Geräte verwenden.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Studentenkongress?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei einem vierstündigen Kongress sind damit ungefähr fünf bis sechs Getränke pro Teilnehmer eine brauchbare Planungsgröße, zusätzlich zu Wasser für die Referenten.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Studentenkongress?: Rechne pro Teilnehmer mit mindestens einem Teller, einem Besteckset, einem Glas und einer Kaffeetasse, sofern beides angeboten wird. Kaufe oder leihe etwa 10 Prozent Reserve ein, damit Nachschlag, Umtausch und fehlendes Geschirr nicht den Ablauf stören.
Welche Technik muss ich für einen Studentenkongress einpacken?: Für Präsentationen gehören Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker auf die Liste. Für den Ton brauchst du je nach Raum Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult; teste alles spätestens am Vortag.
Was wird beim Studentenkongress oft vergessen?: Häufig fehlen HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Gaffer Tape, USB-Sticks und zusätzliche Namensschilder. Lege diese Reserven spätestens am Tag vor dem Kongress bereit und drucke Teilnehmerliste, Programm und Namensschilder nicht erst kurz vor dem Einlass aus.

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