Qué comprar para un congreso estudiantil

Organizar un congreso estudiantil exige preparar mucho más que el programa y las acreditaciones. Necesitarás resolver el registro, las presentaciones, el sonido, la proyección y las pausas de café sin depender de compras de última hora. Esta lista reúne el material previsto para el evento, desde sillas y mesas hasta adaptadores HDMI, jarras de agua y baterías externas. Comprueba las cantidades según el número final de inscritos y la distribución de la sala.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 14
Mesa de registrocant. 2
Mesa de oradores
Taburetescant. 6
Manteleríacant. 14

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Adaptadores HDMIcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Cinta gaffercant. 4
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Cucharones para sopacant. 8
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de buffetcant. 12
Bandejas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 8
Cestas de pancant. 8

Decoración

Banners del congresocant. 3
Carteles de mesacant. 14
Señales de rutacant. 10
Carteles de flechascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Pulserascant. 120
Folletos del programacant. 120
Bolígrafoscant. 120
Bloc de notascant. 120
Decoración de mesacant. 14
Cinta adhesiva desechablecant. 6
Masilla adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 5 kilo
- Té negro - 250 sobres
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 15 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilos
- Agua mineral sin gas - 80 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Agua con gas - 12 botellas
- Pan integral - 20 barras
- Panecillos blancos - 120 unidades
- Pistolets integrales - 120 unidades
- Mini wraps - 150 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Pechuga de pavo - 4 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 4 kilos
- Hummus - 4 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 kilo
- Mermelada de fresa - 2 kilos
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates - 6 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Pimientos - 4 kilos
- Aguacates - 4 kilos
- Garbanzos - 3 kilos
- Maíz - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Queso feta - 3 kilo
- Mayonesa - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Kétchup - 2 litros
- Salsa pesto - 2 kilo
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Caldo de verduras - 2 kilo
- Sopa de tomate - 25 liter
- Sopa de verduras - 15 litros
- Barras de pan - 20 unidades
- Mantequilla de ajo - 2 kilos
- Pasta - 12 kilos
- Arroz - 8 kilos
- Salsa de tomate - 15 liter
- Mezcla de verduras - 15 kilos
- Champiñones - 6 kilo
- Calabacines - 6 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 8 kilos
- Pechuga de pollo - 12 kilo
- Salsa al curry - 8 litros
- Leche de coco - 8 litros
- Pan naan - 120 unidades
- Ensalada mixta - 12 kilos
- Ensalada de pepino - 8 kilo
- Aderezo de yogur - 5 litro
- Aderezo vegano - 3 litros
- Manzanas - 15 kilos
- Plátanos - 12 kilo
- Uvas - 10 kilos
- Naranjas - 12 kilo
- Barritas de muesli - 150 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 8 bolsas
- Galletas - 10 kilos
- Brownies - 120 unidades
- Tarjetas de alérgenos - 30 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 3 litros
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Guantes de goma - 12 pares
- Bolsas para papeleras - 30 unidades

Consejos

Calcula una silla por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si la sala lo permite. Reserva también sillas para ponentes, voluntarios y personas que atiendan la mesa de registro.
Prepara al menos un portátil para las presentaciones y un adaptador HDMI compatible con cada tipo de conexión que puedan llevar los ponentes. Pide los archivos finales y prueba la proyección como mínimo el día anterior.
Para el sonido, comprueba que haya micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, regletas, alargadores y cinta gaffer. Lleva una memoria USB con las presentaciones y prueba cada micrófono antes de abrir el registro.
Calcula la vajilla según el número de asistentes y las pausas: una taza por servicio de café, un vaso por persona y servicio de bebida, y platos y cubiertos para cada comida. Deja jarras de agua visibles en la mesa de oradores y en las zonas de descanso.
No dejes para el último día las acreditaciones, los programas ni las tarjetas de nombre. Imprime la lista de participantes y organiza el material de registro al menos 24 horas antes; guarda además baterías externas y cables de repuesto en la mesa de coordinación.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso estudiantil?: Calcula una silla por cada inscrito confirmado y reserva un margen del 5 % al 10 % cuando sea posible. Añade asientos para la mesa de oradores, el equipo de registro y los voluntarios.
¿Qué equipo necesito para las presentaciones de un congreso?: Prepara un proyector, una pantalla, al menos un portátil, adaptadores HDMI y pulsadores de presentación. Guarda las presentaciones en una memoria USB y haz una prueba técnica como mínimo 24 horas antes.
¿Cuánta vajilla debo comprar para un congreso estudiantil?: Cuenta una taza por persona y pausa de café, un vaso por persona y servicio de bebida, y un plato y un juego de cubiertos por comida. Añade un 10 % de margen para reposiciones y pérdidas.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los programas?: Ten las tarjetas de nombre, acreditaciones, programas y lista de participantes preparados al menos 24 horas antes del congreso. Así puedes corregir nombres, duplicados o cambios de última hora sin bloquear el registro.

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