Que faut-il prévoir pour un congrès étudiant ?

Un congrès étudiant demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel de présentation, la signalétique, les badges et le service de restauration. Cette liste vous aide à regrouper les achats et le matériel à emprunter, sans oublier les petits éléments qui bloquent souvent l’installation. Comptez séparément les besoins des intervenants, des bénévoles et du public avant de confirmer les quantités au traiteur.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Nappesqté 14

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Louches à soupeqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 12
Plateauxqté 8
Corbeilles à painqté 8

Décoration

Banderoles de congrèsqté 3
Pancartes de tableqté 14
Panneaux de directionqté 10
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 120
Décoration de tableqté 14
Ruban adhésif jetableqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 5 kilos
- Thé noir - 250 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 15 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilos
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Pain complet - 20 pains
- Pistolets blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Miniwraps - 150 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Filet de dinde - 4 kilos
- Blanc de poulet fumé - 4 kilos
- Houmous - 4 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 kilo
- Confiture de fraises - 2 kilo
- Concombres - 5 kilos
- Tomates - 6 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 4 kilos
- Avocats - 4 kilo
- Pois chiches - 3 kilos
- Maïs - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Feta - 3 kilo
- Mayonnaise - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Sauce pesto - 2 kilos
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Bouillon de légumes - 2 kilo
- Soupe à la tomate - 25 litres
- Soupe de légumes - 15 litres
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre à l’ail - 2 kilo
- Pâtes - 12 kilos
- Riz - 8 kilos
- Sauce tomate - 15 litres
- Mélange de légumes - 15 kilo
- Champignons - 6 kilo
- Courgettes - 6 kilos
- Boulettes végétariennes - 8 kilos
- Filet de poulet - 12 kilo
- Sauce au curry - 8 litres
- Lait de coco - 8 litres
- Pain naan - 120 pièces
- Salade composée - 12 kilos
- Salade de concombre - 8 kilo
- Sauce au yaourt - 5 litres
- Sauce vegan - 3 litres
- Pommes - 15 kilo
- Bananes - 12 kilo
- Raisins - 10 kilo
- Oranges - 12 kilos
- Barres de céréales - 150 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Mélange de snacks salés - 8 sacs
- Biscuits - 10 kilo
- Brownies - 120 pièces
- Cartes des allergènes - 30 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Sacs-poubelle - 30 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription et triez les badges nominatifs par ordre alphabétique avant l’ouverture. Gardez une dizaine de badges vierges et des marqueurs pour les changements de dernière minute.
Pour chaque présentation, vérifiez au moins 7 jours avant le congrès l’ordinateur utilisé, les adaptateurs HDMI et la clé USB de secours. Testez ensuite le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones sur place.
Comptez les chaises selon les inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge d’environ 10 % si la salle le permet. Réservez aussi quelques tabourets pour les intervenants ou les espaces de pause.
Confirmez au traiteur le nombre de participants au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement, en séparant les régimes alimentaires recueillis. Prévoyez les verres, tasses, assiettes et couverts en fonction du nombre de services.
Regroupez les rallonges, multiprises, batteries externes et ruban gaffer dans une caisse technique identifiable. Installez les câbles avant l’arrivée du public et gardez une rallonge de rechange accessible.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un congrès étudiant ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé et ajoutez environ 10 % de marge lorsque la capacité de la salle le permet. Cette réserve couvre les inscriptions tardives et les changements de disposition.
Quand confirmer les quantités de catering pour un congrès étudiant ?: Transmettez les quantités définitives au traiteur 3 à 5 jours avant le congrès. Faites une dernière vérification des inscriptions et des besoins alimentaires avant l’envoi.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez au minimum un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur de présentation, des adaptateurs HDMI et une clé USB de secours. Testez chaque connexion au moins 1 jour avant, puis à nouveau dans la salle le matin même.
Combien de badges imprimer pour un congrès étudiant ?: Imprimez un badge pour chaque participant, intervenant et bénévole confirmé, puis ajoutez environ 5 à 10 % de badges vierges. Triez-les avant l’accueil et gardez les badges de réserve à la table d’inscription.

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