Streetdancewedstrijd organiseren: checklist en planning
Een streetdancewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een dansvloer en muziek. Je legt eerst het wedstrijdformat, reglement en de rollen van jury en presentator vast. Daarna volgen inschrijvingen, wedstrijdindeling, techniek, deelnemersinformatie en prijzen. Met deze checklist houd je de 81 taken en 79 benodigdheden in de juiste volgorde bij, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en de wedstrijddag niet stilvalt door ontbrekende kabels, formulieren of koeling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Dansvloer controleren
2 personen
Geluidsinstallatie reserveren
Juryleden vastleggen
2 personen
Presentator vastleggen
Fotograaf vastleggen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgeld registreren
2 personen
Wedstrijdindeling maken
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Juryformulieren maken
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Deelnemersinformatie mailen
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen ophalen
Dranken koelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Jurysets samenstellen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Dansvloer leggen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Jurysets klaarleggen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Drankpunt vullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Dansers naar kleedkamers wijzen
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Opening presenteren
2 personen
Voorronde begeleiden
4 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Publiek informeren
Finalescores verwerken
2 personen
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
Winnaars fotograferen
2 personen
Vrije danssessie begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Nazorg
Dansvloer afbreken
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Foto's veilig opslaan
Uitslagen publiceren
Deelnemers informeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 6
- Jurytafel
- Garderoberekkenaantal 4
- Kleedkamerbankenaantal 8
Apparatuur
- Modulaire dansvloer
- Podiumdelenaantal 8
- DJ-set
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 10
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtfiltersaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiebekersaantal 100
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Bannervlaggenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Aankondigingsbordenaantal 8
- Wegwijzerbordenaantal 10
- Tafelkledenaantal 10
- Podiumachtergrond
- Rode loper
- Tafelbordjesaantal 12
Sportmateriaal
- Startnummerhesjesaantal 60
- Trainingsmattenaantal 12
- Waterkrattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Kantoor
- Juryformulierenaantal 180
- Programmaflyersaantal 250
- Startnummerkaartenaantal 80
- Pennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Klembordenaantal 20
- Notitieblokkenaantal 20
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Printpapieraantal 2
- Enveloppenaantal 50
- Polsbandjesaantal 300
- Kassa
- Geldkist
- Rekenmachinesaantal 3
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Kabelmattenaantal 12
- Antislipmattenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
- Nooduitgangbordjesaantal 6
Prijzen
- Bekers voor winnaarsaantal 12
- Medaillesaantal 60
- Waardebonnenaantal 12
- Prijstassenaantal 12
Tips
- Leg het wedstrijdformat minimaal 8 weken vooraf vast. Bepaal dan ook categorieën, rondes, tijdsduur en het maximumaantal deelnemers, zodat je de locatie en het programma passend kunt plannen.
- Reserveer locatie, dansvloer, geluidsinstallatie, jury en presentator uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd. Controleer bij de locatie ook stroompunten, kleedruimte, publieksopstelling en de plek van de jurytafel.
- Publiceer het aanmeldformulier pas nadat het reglement klaar is. Vraag daarin meteen contactgegevens, categorie, muziek- of dieetwensen en eventuele startgelden uit, zodat je later niet tientallen losse berichten hoeft na te sturen.
- Maak de wedstrijdindeling en deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld startnummer, meldtijd, warming-up, ronde en verwachte eindtijd; stuur wijzigingen daarna alleen nog gericht naar de betrokken deelnemers.
- Test geluid, microfoons, verlichting en dansvloer minstens 2 uur voor de eerste ronde. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast met gaffer tape en koel dranken minimaal 1 uur voor de ontvangst van deelnemers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een streetdancewedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met format, locatie en wedstrijdreglement. Plan de inschrijvingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de wedstrijddag, zodat je tijd houdt voor indeling en deelnemerscommunicatie.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een streetdancewedstrijd?
- Voor een kleine wedstrijd kun je met 3 juryleden werken; bij meerdere categorieën of een groter deelnemersveld zijn 5 juryleden praktischer. Leg de jury minimaal 6 weken vooraf vast, zodat je het reglement en de juryformulieren daarop kunt afstemmen.
- Wanneer maak je de wedstrijdindeling?
- Maak de wedstrijdindeling uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodra de aanmeldingen en betalingen zijn gecontroleerd. Stuur startnummers, meldtijden en het programma daarna direct aan alle deelnemers.
- Hoeveel tijd moet je rekenen voor de opbouw van een streetdancewedstrijd?
- Reserveer minstens 2 uur voor dansvloer, podiumdelen, geluidsinstallatie, verlichting, jurytafel en deelnemersruimtes. Plan daarna nog 30 minuten voor een soundcheck en controle van microfoons, kabels en muziek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!