Streetdance-Wettbewerb organisieren: die Checkliste

Bei einem Streetdance-Wettbewerb müssen Anmeldung, Musik, Jury und Zeitplan exakt zusammenspielen. Lege zuerst Format und Reglement fest, reserviere dann Location, Tanzfläche und Tonanlage. Sobald die Anmeldefrist läuft, brauchst du einen klaren Ablauf für Startgeld, Startnummern, Teilnehmerbestätigung und Ernährungswünsche. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zu gekühlten Getränken und den Preisen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Location reservieren
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
Tonanlage reservieren
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
Moderator festlegen
Fotograf festlegen
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Werbung posten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Startgeld registrieren
2 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Programm erstellen
2 Personen
Juryformulare erstellen
2 Personen
Startnummern herstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen per E-Mail versenden
Preise bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise abholen
Getränke kühlen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Jurypakete zusammenstellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Tanzfläche verlegen
4 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
Jurytisch aufstellen
2 Personen
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
Publikumsstühle aufstellen
4 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Jurysets bereitlegen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Getränkestand auffüllen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit abhaken
2 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Tänzer zu den Umkleiden schicken
2 Personen
Jury-Briefing geben
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Vorrunde betreuen
4 Personen
Juryformulare einsammeln
2 Personen
Ergebnisse eintragen
2 Personen
Finalisten bekanntgeben
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Finalrunde begleiten
4 Personen
Publikum informieren
Endergebnisse erfassen
2 Personen
Preisverleihung moderieren
3 Personen
Gewinner fotografieren
2 Personen
Freie Tanzeinheit betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Publikum verabschieden
3 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

Tanzfläche abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fotos sicher speichern
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
Jurytisch
GarderobenständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 8

Ausstattung

Modularer Tanzboden
BühnenelementeAnz. 8
DJ-Set
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichtfilterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeebecherAnz. 100
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Dekoration

BannnerfahnenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
AnkündigungsschilderAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 10
TischdeckenAnz. 10
Bühnenhintergrund
Roter Teppich
TischschilderAnz. 12

Sportmaterial

StartnummerwestenAnz. 60
TrainingsmattenAnz. 12
WasserkistenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Büro

JuryformulareAnz. 180
ProgrammflyerAnz. 250
StartnummernkartenAnz. 80
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
KlemmbretterAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 6
TackerAnz. 3
DruckpapierAnz. 2
UmschlägeAnz. 50
ArmbänderAnz. 300
Kasse
Geldkassette
TaschenrechnerAnz. 3

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4
NotausgangsschilderAnz. 6

Preise

Becher für GewinnerAnz. 12
MedaillenAnz. 60
WertgutscheineAnz. 12
PreistütenAnz. 12

Tipps

Reserviere Tanzfläche, DJ-Set, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone frühzeitig als zusammenhängendes Technikpaket. Prüfe spätestens eine Woche vorher, ob Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Gaffer Tape vorhanden sind.
Veröffentliche Anmeldeformular und Reglement gleichzeitig. Setze die Anmeldefrist so, dass du danach noch mindestens 7 Tage für Spielplan, Juryformulare, Startnummern und Teilnehmerinformationen hast.
Bestätige jede Anmeldung erst nach Prüfung des Startgelds und der Ernährungswünsche. Führe eine Liste mit Teamname, Kategorie, Kontaktperson und Startnummer, damit die Moderation am Veranstaltungstag nicht suchen muss.
Plane den Ablauf rückwärts von der ersten Runde: Rechne feste Zeiten für Einlass, Warm-up, Juryberatung, Umbauten und Siegerehrung ein. Teile den fertigen Spielplan spätestens 3 Tage vorher per E-Mail an alle Teilnehmer aus.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und stelle wiederverwendbare Becher, Servierschalen und Zangen an einer eigenen Ausgabestelle bereit. Prüfe am Vortag außerdem Preise, Kaffee, Teller und Besteck anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Streetdance-Wettbewerb anmelden und planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Format, Location und Technik. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen laufen, damit du nach dem Meldeschluss noch etwa 7 Tage für Spielplan, Startnummern und Juryunterlagen hast.
Wie viele Jurymitglieder braucht ein Streetdance-Wettbewerb?: Plane mindestens 3 Jurymitglieder ein, damit Bewertungen nicht an einer Einzelmeinung hängen. Erfasse ihre Zusagen spätestens 6 Wochen vor dem Wettbewerb und verschicke die Juryformulare zusammen mit dem Reglement.
Wann soll ich den Spielplan für den Streetdance-Wettbewerb erstellen?: Erstelle den endgültigen Spielplan direkt nach Ablauf der Anmeldung und Prüfung des Startgelds. Verschicke ihn spätestens 3 Tage vor dem Termin, damit Teams ihre Ankunft und ihr Warm-up planen können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für Tanzfläche und Tontechnik?: Reserviere mindestens 3 Stunden vor dem Einlass für modularen Tanzboden, Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult und Licht. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Soundcheck mit DJ und Moderator ein.

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