Danswedstrijd organiseren: checklist en planning

Een danswedstrijd organiseren vraagt meer dan een zaal en muziek. Je moet het wedstrijdformat, de jurycriteria, inschrijvingen, startgelden en het wedstrijdschema op elkaar afstemmen. Regel muziekrechten en juryleden vroeg, want wijzigingen vlak voor de wedstrijddag geven snel problemen. Controleer daarnaast de dansvloer, geluidsinstallatie en reservebestanden voordat deelnemers binnenkomen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Juryleden benaderen
2 personen
Muziekrechten controleren
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden registreren
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Jurycriteria afdrukken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekvolgorde testen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Programma publiceren
Deelnemersbrief versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Muziek back-up maken

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer controleren
2 personen
Wedstrijdvloer opbouwen
5 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma omroepen
Openingsdans aankondigen
Rondes begeleiden
4 personen
Muziek per ronde afspelen
2 personen
Juryformulieren uitdelen
2 personen
Juryformulieren ophalen
2 personen
Scores invoeren
2 personen
Deelnemers begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen klaarleggen
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsset uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Wedstrijdvloer afbreken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Scores archiveren
Uitslagen publiceren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 150
Jurytafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerbankenaantal 8

Sportmateriaal

Dansvloerpanelen
Startnummerbandenaantal 120
Pionnenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Reserve laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
USB-sticksaantal 3
Telefoonladersaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 12
Podiumachtergronddoek
Rode loper

Decoratietextiel

Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Kantoor

Juryformulierenaantal 180
Programma'saantal 180
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 180
A4-mappenaantal 8
Printpapieraantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Papierversnipperaar
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Kassa
Geldkist
Betaalterminal
Rekenmachinesaantal 3
Notitieblokkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Prijzen

Bekersaantal 12
Medaillesaantal 36
Certificatenaantal 120
Cadeaubonnenaantal 12
Prijszakjesaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Markeringstapeaantal 6
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Noteer per categorie de duur, het aantal rondes, de beoordelingscriteria en hoeveel deelnemers je maximaal toelaat.
Benader juryleden en controleer muziekrechten zodra de datum en locatie vaststaan. Plan uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd een moment om alle muziekbestanden en de afspeelvolgorde te testen.
Maak na het sluiten van de inschrijvingen direct het wedstrijdschema en verstuur een deelnemersbrief. Vermeld daarin starttijd, aanmelden, startgelden, kleding, muziek aanleveren en beschikbare kleedkamers.
Test geluid en stroom op locatie met de laptop, reserve-laptop, mengpaneel, speakers en microfoons. Leg muziek ook op minimaal twee USB-sticks vast en houd verlengkabels en stekkerdozen bij de techniek.
Loop de locatie op de wedstrijddag vroeg na: controleer de dansvloerpanelen, zet jurytafels en stoelen klaar en richt garderobe en kleedkamers in. Zet waterkannen en glazen bij jury en deelnemers voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een danswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en benader juryleden; daarna kun je het format, inschrijfformulier en communicatie definitief maken.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een danswedstrijd maken?: Maak het schema direct nadat de inschrijvingen zijn gesloten, meestal 1 tot 2 weken voor de wedstrijd. Controleer daarna categorieën, startgelden en deelnemersbevestigingen voordat je het publiceert.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een danswedstrijd?: Dat hangt af van het format en het aantal categorieën, maar leg het aantal juryleden vast voordat de inschrijving opent. Reserveer daarnaast minstens 1 contactpersoon als vervanger voor uitval in de laatste week.
Wat moet ik op de wedstrijddag controleren?: Controleer vóór ontvangst van deelnemers de dansvloer, speakers, microfoons, laptop, reservebestanden en stroomvoorziening. Plan hiervoor minimaal 90 minuten vóór de eerste ronde, zodat je problemen kunt oplossen zonder het programma te vertragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.