Checklist para organizar un concurso de streetdance

Un concurso de streetdance necesita más que una pista y música: hay que cerrar el formato, coordinar las inscripciones y dejar claras las funciones del jurado y del presentador. Esta checklist reúne la preparación en el orden adecuado, desde reservar la sala hasta enfriar las bebidas. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los dorsales, los formularios de evaluación, el cuadro de competición y la información que reciben los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar la pista de baile
2 personas
Reservar el equipo de sonido
Definir el jurado
2 personas
Confirmar al presentador
Contratar fotógrafo
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Registrar la cuota de inscripción
2 personas
Organizar el cuadro de competición
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Preparar formularios de jurado
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Enviar por correo la información de los participantes
Encargar premios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los premios
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Preparar los sets del jurado
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Instalar la pista de baile
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Orientar la iluminación
2 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar las sillas del público
4 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Preparar los sets del jurado
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Rellenar el punto de bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Marcar asistencia
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Indicar a los bailarines los vestuarios
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Recibir al público
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Dirigir la ronda preliminar
4 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Anunciar a los finalistas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la ronda final
4 personas
Informar al público
Procesar las puntuaciones finales
2 personas
Presentar la entrega de premios
3 personas
Fotografiar a los ganadores
2 personas
Coordinar la sesión de baile libre
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir al público
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Desmontar la pista de baile
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Publicar los resultados
Informar a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 6
Mesa del jurado
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 8

Equipo

Pista de baile modular
Piezas de escenariocant. 8
Sesión de DJ
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías externascant. 6
Cables de cargacant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Filtros de luzcant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Banderolas de bannercant. 6
Arcos de globoscant. 2
Carteles informativoscant. 8
Señales de orientacióncant. 10
Mantelescant. 10
Fondo del escenario
Alfombra roja
Carteles de mesacant. 12

Material deportivo

Chalecos con número de dorsalcant. 60
Esterillas de entrenamientocant. 12
Cajas de aguacant. 8

Catering

Compras

Oficina

Hojas de evaluación del juradocant. 180
Folletos del programacant. 250
Tarjetas con número de dorsalcant. 80
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 20
Bloc de notascant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Papel de impresióncant. 2
Sobrescant. 50
Pulserascant. 300
Caja registradora
Caja registradora
Calculadorascant. 3

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Linternascant. 4
Señales de salida de emergenciacant. 6

Premios

Tazas para los ganadorescant. 12
Medallascant. 60
Valescant. 12
Bolsas de premiocant. 12

Consejos

Cierra el formato, el reglamento y el sistema de eliminatorias antes de abrir las inscripciones. Si los participantes no saben cuántas rondas habrá o qué criterios se valoran, tendrás que responder las mismas dudas durante semanas.
Reserva la sala y comprueba la pista de baile con antelación. Haz una prueba técnica del sonido, los micrófonos, los altavoces, los subwoofers y la mesa de mezclas al menos 7 días antes del concurso.
No esperes a la última semana para confirmar al jurado, al presentador y al fotógrafo. Envía a los participantes el programa, el horario, las normas, el lugar y las indicaciones de llegada cuando cierres la lista definitiva.
Prepara los dorsales, el cuadro de competición y los formularios del jurado antes del montaje. Lleva copias impresas de cada documento y deja una mesa específica para registrar llegadas y resolver incidencias.
Haz la compra después de comprobar la lista completa y enfría las bebidas con tiempo. Calcula vasos, platos y cubiertos para todos los asistentes y reserva espacio para neveras portátiles y máquinas de café sin bloquear el acceso a la pista.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de streetdance?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, definir el formato, contratar el sonido y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, cerrar el cuadro y enviar el programa.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concurso de streetdance?: Ciérralas al menos 7 días antes del evento, o antes si necesitas preparar un cuadro complicado. Así tendrás tiempo para registrar las cuotas, confirmar los participantes y crear los dorsales.
¿Qué hay que probar antes de un concurso de streetdance?: Haz una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes: pista, sonido, micrófonos, iluminación, cables y alimentación eléctrica. El día del evento repite una comprobación breve antes de que llegue el público.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía las normas, el horario, el programa, la ubicación y las instrucciones de llegada entre 5 y 7 días antes. Manda una actualización final 24 horas antes si cambia el orden de las actuaciones.

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