Checklist pour organiser un concours de street dance

Un concours de street dance demande plus qu’une piste et de la musique. Il faut verrouiller le format, le lieu, le règlement et les inscriptions assez tôt pour construire un tableau des matchs réaliste. Cette checklist couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, formulaires du jury, dossards, branchements électriques et remise des prix. Suivez les étapes dans l’ordre, puis utilisez la liste du matériel pour contrôler chaque zone avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Contrôler la piste de danse
2 personnes
Réserver la sono
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver un animateur
Réserver le photographe
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Enregistrer les frais d’inscription
2 personnes
Établir le tableau des matchs
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Commander les prix
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Composer les kits du jury
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Orienter l'éclairage
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Préparer les kits du jury
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Remplir le point boisson
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Orienter les danseurs vers les loges
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Encadrer les éliminatoires
4 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la finale
4 personnes
Informer le public
Traiter les scores finaux
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Animer la séance de danse libre
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer le public au revoir
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Démonter la piste de danse
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Publier les résultats
Informer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Table du jury
Portantsqté 4
Bancs de vestiaireqté 8

Équipement

Piste de danse modulaire
Éléments de podiumqté 8
Set DJ
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Filtres de lumièreqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Gobelets à caféqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 30

Décoration

Drapeaux de bannièreqté 6
Arches de ballonsqté 2
Panneaux d’annonceqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Nappesqté 10
Fond de scène
Tapis rouge
Pancartes de tableqté 12

Matériel de sport

Dossardsqté 60
Tapis d’entraînementqté 12
Caisses d’eauqté 8

Catering

Courses

Bureau

Fiches de juryqté 180
Flyers du programmeqté 250
Dossardsqté 80
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 20
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Papier d’impressionqté 2
Enveloppesqté 50
Braceletsqté 300
Caisse
Caisse
Calculatricesqté 3

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Prix

Trophées pour les gagnantsqté 12
Médaillesqté 60
Chèques-cadeauxqté 12
Sacs de prixqté 12

Conseils

Fixez le format et le règlement avant de publier les inscriptions : précisez le nombre de participants, les catégories, la durée des passages et les critères du jury. Sans ces éléments, le tableau des matchs devra être refait plusieurs fois.
Réservez le lieu, la piste modulaire et la sonorisation au plus tard 6 à 8 semaines avant le concours. Vérifiez sur place l’état du sol, les dimensions disponibles, les prises électriques et le chemin d’accès pour le matériel.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement afin de confirmer les participants, d’encaisser les frais et d’établir le programme. Demandez au même moment les besoins alimentaires et envoyez les horaires détaillés.
Préparez les documents du jour J au moins 3 jours avant : tableau des matchs, formulaires du jury, dossards et consignes aux participants. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Testez la sono, les microphones, les éclairages et les rallonges avant l’arrivée du public. Prévoyez une table séparée pour le jury, un espace vestiaire et un point boissons ; mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de street dance ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières priorités sont le format, la réservation du lieu et de la sonorisation, puis le jury et l’animateur.
Combien de temps laisser pour les inscriptions ?: Laissez une période d’inscription de 3 à 5 semaines et clôturez-la 10 à 14 jours avant le concours. Ce délai permet de confirmer les participants et de préparer un tableau des matchs cohérent.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’un concours de street dance ?: Prévoyez un set DJ, une table de mixage, des haut-parleurs, des subwoofers et au moins deux microphones sans fil. Testez chaque branchement 2 à 3 heures avant l’ouverture et gardez des rallonges, multiprises et du ruban gaffer à portée de main.
Quand préparer les prix et les documents du jury ?: Commandez les prix au moins 3 semaines avant l’événement et récupérez-les quelques jours avant. Préparez les formulaires du jury, les dossards et le tableau des matchs au plus tard 3 jours avant, puis gardez une marge pour les désistements.

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