Boodschappenlijst voor een strategieconferentie

Voor een strategieconferentie heb je meer nodig dan een zaal en presentaties. Deelnemers moeten kunnen registreren, luisteren, overleggen en werken; sprekers moeten zonder technische vertraging kunnen starten. Denk daarom vooraf aan meubilair, presentatiemiddelen, stroom, servies en koffievoorzieningen. Stem aantallen af op het aantal deelnemers en plan minstens één volledige technische controle vóór de ontvangst. Zo voorkom je dat een ontbrekende adapter, een tekort aan stoelen of te weinig thermoskannen het programma onderbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 4
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laserpointeraantal 2
Flip-oversaantal 5
Flip-overstiftenaantal 20
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Dinerbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Inductiekookplaat
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafelkleedjesaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Programmapostersaantal 6
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Naamkaartjes voor tafelsaantal 10
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Kleefgumaantal 4
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes - 150 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Koffiemelkcups - 100 stuks
- Suikersticks - 150 stuks
- Zoetjes - 100 stuks
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Bier - 72 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Mini croissants - 80 stuks
- Mini broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Roomkaas - 1,5 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Belegen kaas - 1,5 kilogram
- Achterham - 1,5 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Hummus - 1,5 kilogram
- Avocadospread - 1 kilogram
- Kipsalade - 1 kilogram
- Ei-salade - 1 kilogram
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde salade - 3 kilogram
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Olijven - 1 kilogram
- Fetakaas - 1 kilogram
- Pastasalade - 4 kilogram
- Aardappelsalade - 4 kilogram
- Gegrilde groenten - 3 kilogram
- Kipfilet - 6 kilogram
- Vegetarische burgers - 20 stuks
- Rijst - 4 kilogram
- Pasta - 4 kilogram
- Tomatensaus - 5 liter
- Pesto - 1 kilogram
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Olijfolie - 1 liter
- Balsamicoazijn - 500 milliliter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 100 gram
- Knoflook - 6 bollen
- Citroenen - 12 stuks
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 50 stuks
- Druiven - 4 kilogram
- Mandarijnen - 50 stuks
- Yoghurt - 4 kilogram
- Muesli - 2 kilogram
- Honing - 500 gram
- Mini muffins - 80 stuks
- Brownies - 80 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Notenmix - 2 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Borrelnootjes - 4 zakken
- Papieren servetten - 400 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende handgel - 6 flessen

Tips

Reken bij de registratie op één registratietafel en voldoende stoelen voor de zaalopstelling. Leg badges, naambordjes en het draaiboek uiterlijk de dag ervoor klaar, zodat de ontvangst niet samenvalt met de laatste technische controles.
Controleer voor iedere laptop en beamer welke HDMI-aansluiting beschikbaar is. Leg minimaal één passende HDMI-adapter en een reservekabel klaar; test de presentaties ook vanaf de back-up voordat de eerste spreker begint.
Plan de stroomvoorziening per zone: presentatie, registratie en catering. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels die lang genoeg zijn en controleer vóór aanvang of beamer, laptop, mengpaneel, luidsprekers en microfoons gelijktijdig kunnen werken.
Zet voor werksessies per tafel een flip-over met stiften klaar en leg werkbladen op de stoelen of tafels. Maak de plattegrond vooraf, vooral als garderoberek, sprekerstafel en registratietafel niet direct bij de ingang staan.
Bestel servies en koffievoorzieningen op basis van het volledige dagprogramma, niet alleen van de lunch. Voorzie aparte koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen als koffie- en theemomenten tegelijk of op verschillende plekken plaatsvinden.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een strategieconferentie?: Zorg in elk geval voor congres- en sprekerstafels, stoelen, een registratietafel, beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en adapters. Voeg microfoons, luidsprekers, flip-overs, werkbladen en koffievoorzieningen toe als het programma presentaties en werksessies bevat.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een strategieconferentie?: Neem minimaal één stoel per bevestigde deelnemer en reserveer daarnaast stoelen voor sprekers en begeleiding. Tel voor een aparte sprekerstafel en registratie niet automatisch stoelen mee in het deelnemersaantal; controleer de zaalopstelling uiterlijk één dag vooraf.
Hoeveel microfoons zijn nodig bij een strategieconferentie?: Voor één spreker tegelijk volstaat meestal één draadloze microfoon; bij panelgesprekken heb je één microfoon per gelijktijdige spreker nodig. Test alle microfoons, het mengpaneel en de luidsprekers minstens 60 minuten vóór de start.
Wanneer moet ik de spullen voor een strategieconferentie regelen?: Reserveer locatie, catering en techniek zodra programma en deelnemersaantal voldoende vaststaan, bij voorkeur enkele weken vooraf. Verzamel kabels, adapters, presentaties, printwerk en servies uiterlijk de dag vóór de conferentie en controleer de levering op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.