Qué necesitas para una conferencia estratégica
Para una conferencia estratégica necesitas combinar material de trabajo, equipo técnico y servicio de comida sin dejar compras para el último día. Calcula las cantidades según el número confirmado de participantes y añade un margen pequeño para imprevistos. Además de mesas y sillas, suelen olvidarse adaptadores, regletas, cables alargadores y copias impresas del programa. Usa esta lista junto con las inscripciones, las preferencias dietéticas y el horario definitivo.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Sillas para ponentescant. 4
- Percherocant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Puntero lásercant. 2
- Pizarras de hojascant. 5
- Rotuladores para pizarracant. 20
- Clic de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Platos de cenacant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Placa de inducción
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
- Manteles individualescant. 10
- Señales direccionalescant. 8
- Pósteres del programacant. 6
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 60
- Tarjetas de nombre para mesascant. 10
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Masilla adhesivacant. 4
- Números de mesacant. 10
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 150 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Cápsulas de leche para café - 100 unidades
- Sobres de azúcar - 150 unidades
- Edulcorantes - 100 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza - 72 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini croissants - 80 unidades
- Mini bocadillos - 120 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso crema - 1,5 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 1,5 kilogram
- Jamón cocido - 1,5 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilogramo
- Hummus - 1,5 kilogramo
- Pasta de aguacate - 1 kilogramo
- Ensalada de pollo - 1 kilogramo
- Ensalada de huevo - 1 kilogramo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 3 kilogramos
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Pimientos - 12 unidades
- Aceitunas - 1 kilogramo
- Queso feta - 1 kilogramo
- Ensalada de pasta - 4 kilogramo
- Ensalada de patata - 4 kilogram
- Verduras a la parrilla - 3 kilogram
- Pechuga de pollo - 6 kilogram
- Hamburguesas vegetarianas - 20 unidades
- Arroz - 4 kilogram
- Pasta - 4 kilogramos
- Salsa de tomate - 5 liter
- Pesto - 1 kilogram
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Aceite de oliva - 1 litro
- Vinagre balsámico - 500 mililitros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 100 gramos
- Ajo - 6 cabezas
- Limones - 12 unidades
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 50 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Mandarinas - 50 unidades
- Yogur - 4 kilogramo
- Muesli - 2 kilogram
- Miel - 500 gramos
- Mini muffins - 80 unidades
- Brownies - 80 unidades
- Galletas - 6 paquetes
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Tentempié de frutos secos - 4 bolsas
- Servilletas de papel - 400 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
Consejos
- Calcula una silla por participante y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional si el espacio lo permite. Para ponentes, prepara sillas separadas y una mesa de apoyo cerca de la zona de presentación.
- Lleva al menos un adaptador HDMI, una regleta y un cable alargador de repuesto por cada sala con proyección. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos y altavoces como mínimo el día anterior.
- Prepara una acreditación y una tarjeta con nombre por persona confirmada, más un 10 % adicional. Imprime también entre un 5 % y un 10 % extra de hojas de trabajo y planes por si cambia la asistencia.
- Para una pausa de café, calcula dos tazas o vasos por persona durante la primera hora y deja termos o máquinas de café accesibles. Ajusta tazas, vasos, platos y cubiertos a las preferencias dietéticas y al menú confirmado.
- Reúne las presentaciones, el puntero láser, el clic de presentación y los rotuladores al menos 24 horas antes. Guarda una copia de seguridad en el portátil y en una memoria externa para no depender de una sola versión.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia estratégica?
- Prepara una silla por participante confirmado y añade un 5 % o 10 % de margen. Si esperas 40 asistentes, calcula entre 42 y 44 sillas, además de las destinadas a los ponentes.
- ¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico de la conferencia?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una comprobación de 30 minutos antes de la llegada. Revisa especialmente HDMI, adaptadores, corriente, micrófonos y copias de las presentaciones.
- ¿Cuántas acreditaciones y hojas de trabajo debo imprimir?
- Imprime una acreditación por participante confirmado y añade un 10 % adicional. Para las hojas de trabajo y el plan de trabajo, prepara entre un 5 % y un 10 % extra, sobre todo si las inscripciones aún están abiertas.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Cierra el número de comensales y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Comprueba la entrega el mismo día al menos 60 minutos antes de la primera pausa para corregir faltantes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!