Was du für eine Strategiekonferenz brauchst
Für eine Strategiekonferenz brauchst du mehr als Tische, Stühle und einen Beamer. Neben der Präsentationstechnik zählen Registrierung, Workshop-Materialien, Namensschilder und eine funktionierende Kaffee- und Wasserversorgung. Plane die Mengen nach Teilnehmerzahl und Programmdauer, nicht nur nach Raumgröße. Besonders HDMI-Adapter, Ersatzkabel, Präsentations-Backups und zusätzliche Marker werden häufig erst kurz vor Beginn vermisst.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- RednerstühleAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LaserpointerAnz. 2
- FlipchartsAnz. 5
- Flipchart-MarkerAnz. 20
- PräsentationsklickerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 70
- Dinner-TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Induktionskochfeld
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- TischdeckenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 6
- StifteAnz. 70
- NotizblöckeAnz. 60
- Namensschilder für TischeAnz. 10
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 4
- KlebestiftAnz. 4
- TischnummernAnz. 10
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 150 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Kaffeemilch-Cups - 100 Stück
- Zuckersticks - 150 Stück
- Süßstoff - 100 Stück
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Bier - 72 Fläschchen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Mini-Croissants - 80 Stück
- Mini-Brötchen - 120 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1,5 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Mittelalterlicher Käse - 1,5 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilogramm
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Avocadospread - 1 Kilogramm
- Hähnchensalat - 1 Kilogramm
- Eiersalat - 1 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Oliven - 1 Kilogramm
- Fetakäse - 1 Kilogramm
- Nudelsalat - 4 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 4 Kilogramm
- Gegrilltes Gemüse - 3 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 6 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 20 Stück
- Reis - 4 Kilogramm
- Pasta - 4 Kilogramm
- Tomatensauce - 5 Liter
- Pesto - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Olivenöl - 1 Liter
- Balsamicoessig - 500 Milliliter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 100 Gramm
- Knoblauch - 6 Knollen
- Zitronen - 12 Stück
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 50 Stück
- Trauben - 4 Kilogramm
- Mandarinen - 50 Stück
- Joghurt - 4 Kilogramm
- Müsli - 2 Kilogramm
- Honig - 500 Gramm
- Mini-Muffins - 80 Stück
- Brownies - 80 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Nussmix - 2 kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Papierservietten - 400 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfizierendes Handgel - 6 Flaschen
Tipps
- Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch mit mindestens zwei Stühlen ein, damit eine Person Teilnehmer empfängt und eine zweite Badges oder Namensschilder ausgibt. Lege die Unterlagen am Vorabend nach alphabetischer Reihenfolge bereit.
- Rechne bei der Technik mit einem Ersatz für kritische Verbindungen: ein zusätzlicher HDMI-Adapter, mindestens ein Reservekabel und eine zweite Kopie jeder Präsentation auf einem separaten Laptop oder USB-Stick sparen Verzögerungen.
- Kalkuliere Geschirr pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 50 Teilnehmern sind beispielsweise 55 Wassergläser, Tassen, Teller und Bestecksets sinnvoll, besonders wenn zwischen den Programmpunkten nicht gespült wird.
- Stelle pro aktiv genutztem Flipchart mindestens zwei Marker bereit und lege weitere Marker sichtbar am Moderationstisch ab. Trockene Stifte fallen meist erst während einer Arbeitsgruppe auf.
- Prüfe Stromwege und Ton mindestens 60 Minuten vor Beginn im aufgebauten Raum. Teste dabei Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker mit der tatsächlich verwendeten Präsentation.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Strategiekonferenz mit 50 Personen?
- Plane 50 Sitzplätze plus einige Reserveplätze, einen Registrierungstisch, Präsentationstechnik und ausreichend Arbeitsmaterialien ein. Bei Geschirr und Trinkgläsern sind rund 55 Stück je benötigter Kategorie sinnvoll, wenn während der Konferenz nicht gespült wird.
- Wie viele Mikrofone braucht eine Strategiekonferenz?
- Für einen einzelnen Vortragenden reicht meist ein Funkmikrofon; bei Diskussionen solltest du mindestens zwei Funkmikrofone einplanen. Prüfe zusätzlich Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult spätestens 60 Minuten vor Beginn.
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine Konferenz?
- Rechne pro Teilnehmer mit einem Teller, einem Besteckset, einem Wasserglas und einer Tasse, jeweils zuzüglich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 30 Personen bedeutet das 33 Stück pro Kategorie, sofern nicht zwischendurch gespült wird.
- Wann sollte ich die Technik für eine Strategiekonferenz testen?
- Baue die Technik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vollständig auf und teste Bild, Ton, Stromversorgung und Präsentationsklicker. Speichere die Präsentationen zusätzlich auf einem zweiten Gerät oder einem separaten Datenträger.
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