La liste de courses d’une conférence stratégique

Une conférence stratégique demande surtout du matériel fiable, une installation claire et assez de consommables pour tenir toute la journée. Prévoyez l’équipement de présentation, les câbles et adaptateurs, la sonorisation, le matériel d’atelier ainsi que le café et la vaisselle. Les badges, les feuilles de travail et le déroulé imprimé sont faciles à oublier quand les inscriptions changent jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Chaises des intervenantsqté 4
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pointeur laserqté 2
Chevaletsqté 5
Feutres pour paperboardqté 20
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Assiettes de dînerqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plaque de cuisson à induction
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Nappesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 6
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Cartes de tableqté 10
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Pâte adhésiveqté 4
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 150 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Coupelles de lait pour café - 100 pièces
- Bâtonnets de sucre - 150 pièces
- Édulcorants - 100 pièces
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière - 72 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini-croissants - 80 pièces
- Mini pains - 120 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1,5 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 1,5 kilogramme
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Tartinade à l’avocat - 1 kilogramme
- Salade de poulet - 1 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Olives - 1 kilogramme
- Fromage feta - 1 kilogramme
- Salade de pâtes - 4 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 4 kilogram
- Légumes grillés - 3 kilogrammes
- Filet de poulet - 6 kilogrammes
- Burgers végétariens - 20 pièces
- Riz - 4 kilogram
- Pâtes - 4 kilogrammes
- Sauce tomate - 5 litres
- Pesto - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 500 milliliter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 100 grammes
- Ail - 6 têtes
- Citrons - 12 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Mandarines - 50 pièces
- Yaourt - 4 kilogram
- Muesli - 2 kilogrammes
- Miel - 500 grammes
- Mini muffins - 80 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Serviettes en papier - 400 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI de secours et un adaptateur par type de connectique utilisé par les intervenants. Testez chaque ordinateur, écran et vidéoprojecteur avant l’arrivée des participants.
Comptez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge si la salle le permet. Gardez des chaises séparées pour les intervenants afin de ne pas devoir réorganiser la salle au début de la conférence.
Pour le café, prévoyez 2 tasses par personne pour une matinée et davantage si la conférence dure toute la journée. Vérifiez aussi la capacité des machines, des bouilloires et des thermos plutôt que de compter uniquement le nombre d’appareils.
Imprimez les badges, le déroulé et les feuilles de travail au plus tard la veille, avec 5 à 10 exemplaires vierges supplémentaires. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les changements de nom et les documents égarés.
Réservez une multiprise et une rallonge pour chaque zone technique, sans faire passer les câbles dans les passages. Gardez le pointeur laser, le cliqueur et les feutres de paperboard à la table d’inscription ou dans une caisse identifiée.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une conférence stratégique ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 40 personnes, cela représente 42 à 44 chaises si l’espace est suffisant.
Combien de badges et de feuilles faut-il imprimer ?: Imprimez un badge par participant confirmé et prévoyez 5 à 10 badges vierges. Pour les feuilles de travail, comptez un exemplaire par personne plus 10 % de réserve, idéalement la veille.
Quel matériel technique faut-il acheter pour une conférence ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, des câbles HDMI, les adaptateurs nécessaires, un cliqueur et un pointeur laser. Ajoutez un câble de rechange et testez l’ensemble 24 heures avant.
Quelle quantité de café et de vaisselle prévoir ?: Comptez environ 2 tasses de café par personne pour une matinée et 3 à 4 pour une journée complète. Prévoyez au moins un verre à eau par personne et 10 % de vaisselle supplémentaire pour les pertes et les changements de service.

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