Straatmuziekfestival organiseren: checklist en planning

Een straatmuziekfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een route. Je regelt tegelijk vergunningen, stroom, geluid, vrijwilligers, publieksinformatie en voorzieningen op meerdere locaties. Begin met datum en route, leg daarna optredens en toestemming vast en werk in de laatste weken naar een definitief programma toe. Deze checklist helpt je om materialen zoals mobiele speakers, microfoons, kabels, tafels en programmaborden op tijd klaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Muzikanten benaderen
2 personen
Optredens vastleggen
2 personen
Route met muzikanten delen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Geluid per locatie bepalen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting volgen
Programma definitief maken
2 personen
Muzikanten bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Programmaborden printen
Polsbandjes en badges klaarleggen
Kassa voorbereiden
Infopunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programma ophangen
2 personen
Geluidssets plaatsen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Instrumenten plaatsen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen

Event

Infopunt bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Eerste optredens begeleiden
2 personen
Muzikanten wisselen
2 personen
Geluidsniveau controleren
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publiek naar optredens verwijzen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Laatste ronde serveren
3 personen
Bezoekers naar uitgang verwijzen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Dranken en hapjes afsluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig verzamelen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsetsaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Programmabordenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Podiumloze vloerkledenaantal 6

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 4
Mengpanelenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekerstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 12
Verdeelstekkersaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsetsaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 20
Kabelbruggenaantal 8
Gaffer tapeaantal 8
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
IJskoelersaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 10
Flessenopenersaantal 6
Koelelementenaantal 30
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koekjesblikkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Tips

Leg datum, route en speelplekken eerst vast. Controleer daarna per locatie het geluidsniveau, beschikbare stroompunten en de ruimte voor publiek, tafels en partytenten.
Benader muzikanten zodra de route bekend is en bevestig optredens twee keer: bij het vastleggen en opnieuw nadat het programma definitief is. Deel de route en praktische afspraken uiterlijk in de laatste week.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok. Zorg op de dag zelf voor aparte bezetting bij het infopunt, de kassa, opbouw, publieksbegeleiding en het wisselen van muzikanten.
Test geluid niet pas bij de start. Controleer per locatie mobiele speakers, mengpanelen, microfoons, DI-boxen, XLR-kabels, instrumentkabels, statieven, verdeelstekkers en verlengkabels vooraf.
Volg de weersverwachting vanaf zeven dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor aanvang een besluit over bescherming. Leg partytenten, opbergboxen, programmaborden, badges en polsbandjes klaar voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straatmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en het benaderen van muzikanten. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, vrijwilligers, boodschappen en materiaalcontrole.
Welke vergunning heb ik nodig voor een straatmuziekfestival?: Dat hangt af van de gemeente, route en versterking. Controleer minimaal 8 tot 12 weken vooraf welke vergunningen, meldingen en regels voor geluid, openbare ruimte en verkoop gelden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een straatmuziekfestival?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per actieve locatie voor ontvangst en publieksvragen, plus 2 tot 4 mensen voor opbouw, materiaal en wissels. Bij meerdere speelplekken heb je dus snel 8 tot 12 vrijwilligers nodig.
Wanneer moet ik het programma van een straatmuziekfestival definitief maken?: Maak het programma uiterlijk 7 dagen vooraf definitief en bevestig het daarna aan muzikanten en vrijwilligers. Print programmaborden en deel wijzigingen niet later dan 48 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.