Checklist pour organiser un festival de musique de rue

Un festival de musique de rue se prépare comme un parcours, pas comme une seule scène. Il faut verrouiller la date et l’itinéraire, obtenir les autorisations, confirmer les musiciens et prévoir un point d’information visible. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à coordonner le son, les bénévoles, les inscriptions et l’accueil. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, refroidir les boissons et installer chaque lieu sans oublier les câbles ni l’alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les autorisations
Contacter les musiciens
2 personnes
Enregistrer les prestations
2 personnes
Partager l’itinéraire avec les musiciens
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Définir le son par lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les musiciens
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Préparer les bracelets et les badges
Préparer la caisse
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Afficher le programme
2 personnes
Installer les systèmes sonores
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes

Événement

Tenir le point d'information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer les premières prestations
2 personnes
Rotation des musiciens
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Orienter le public vers les spectacles
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Servir le dernier tour
3 personnes
Orienter les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Fermer les boissons et les en-cas
2 personnes

Suivi

Rassembler les instruments en toute sécurité
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 6
Tables de logeqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux du programmeqté 6
Nappesqté 10
Tapis sans scèneqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 4
Tables de mixageqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Batteries externesqté 6
Kits de câbles de chargementqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Passages de câblesqté 8
Ruban gafferqté 8
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Catering

Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 10
Tire-bouchonsqté 6
Pains de glaceqté 30
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Boîtes à biscuitsqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis demandez les autorisations avant d’annoncer le festival. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les accords et confirmer les différents lieux.
Pour chaque lieu, notez la puissance disponible, l’emplacement des enceintes et la longueur de câble nécessaire. Faites ce relevé au moins 10 jours avant afin de repérer les prises manquantes et les rallonges à prévoir.
Confirmez les musiciens une semaine avant et envoyez-leur l’itinéraire final avec les horaires, les accès et le point de rendez-vous. Un changement de parcours communiqué le jour même crée rapidement des retards.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne clairement responsable du point d’information. Gardez aussi une personne disponible pour les badges, les bracelets, la caisse et les imprévus.
La veille, rassemblez les panneaux du programme, les tables, les verres réutilisables, les câbles et les batteries externes au même endroit. Le jour du festival, installez d’abord les tables et la sonorisation, puis refroidissez les boissons et ouvrez l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, réserver les prestations, recruter les bénévoles et finaliser l’itinéraire avant la communication publique.
Quand confirmer les musiciens pour un festival de rue ?: Confirmez les musiciens au plus tard 7 jours avant l’événement, puis renvoyez le programme et l’itinéraire final. Demandez leurs besoins techniques et alimentaires avant de faire les réservations.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de musique de rue ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole au point d’information, 1 personne pour la caisse et 1 référent par zone ou lieu musical. Pour plusieurs étapes, organisez des équipes de 2 à 3 personnes par créneau de 2 à 3 heures.
Quand vérifier le son et les prises électriques ?: Faites un repérage technique au moins 10 jours avant, puis un contrôle sur place le matin même. Testez les enceintes mobiles, microphones, câbles XLR, multiprises et rallonges avant l’arrivée des musiciens.

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