Checklist para organizar un festival de música callejera

Organizar un festival de música callejera exige coordinar una ruta, varias actuaciones y puntos de sonido sin perder de vista los permisos ni la atención al público. Esta checklist reúne 68 tareas y 66 materiales para avanzar en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha y el recorrido, y termina con el montaje de información, mesas, sonido y acreditaciones. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las necesidades eléctricas, las preferencias dietéticas y la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Comprobar permisos
Contactar con los músicos
2 personas
Registrar las actuaciones
2 personas
Compartir la ruta con los músicos
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Determinar el sonido por ubicación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Definir el programa final
2 personas
Confirmar músicos
Asignar voluntarios
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir los paneles del programa
Preparar pulseras y acreditaciones
Preparar la caja registradora
Montar el punto de información
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar carpas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar el programa
2 personas
Colocar sistemas de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Colocar los instrumentos
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Despejar las rutas de paso
2 personas

Evento

Atender el punto de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar las primeras actuaciones
2 personas
Cambiar músicos
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Indicar al público dónde están las actuaciones
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Anunciar la última actuación
Servir la última ronda
3 personas
Indicar a los visitantes la salida
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Cerrar las bebidas y los aperitivos
2 personas

Seguimiento

Reunir los instrumentos de forma segura
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas con bancoscant. 6
Mesas de vestuariocant. 3
Percheroscant. 2
Cajas de almacenajecant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners del festivalcant. 6
Pizarrascant. 8
Carteles del programacant. 6
Mantelescant. 10
Alfombras sin escenariocant. 6

Equipo

Altavoces móvilescant. 4
Mesas de mezclascant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Soportes para altavocescant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Baterías externascant. 6
Juegos de cables de cargacant. 4
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 20
Puentes de cablecant. 8
Cinta gaffercant. 8
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Catering

Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Enfriadores para hielocant. 4
Bandejas para servircant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 10
Abrebotellascant. 6
Acumuladores de fríocant. 30
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Latas de galletascant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de contactar con todos los músicos: necesitarás comunicarles los puntos exactos de actuación y calcular los desplazamientos entre ubicaciones.
Comprueba los permisos con varias semanas de margen. La ruta, los horarios, el uso de la calle y el sonido pueden requerir autorizaciones distintas, así que no esperes a tener el programa final.
Define el sonido en cada ubicación y revisa los puntos de electricidad antes del montaje. Lleva cables alargadores, regletas, baterías externas y cajas DI según las necesidades de cada actuación.
Asigna voluntarios por franjas y funciones concretas: información, acreditaciones, apoyo a músicos y control del material. Con cuatro o cinco puestos activos, una sola persona no puede cubrir todos los cambios.
Sigue la previsión del tiempo durante los últimos 7 días y prepara un plan para carpas, mesas y equipos. Los carteles del programa y las pulseras deben estar listos como mínimo el día anterior, no durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música callejera?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar músicos, comprobar permisos y fijar la ruta. Deja la última semana para confirmar actuaciones, revisar el tiempo y cerrar el programa.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música callejera?: Calcula al menos 1 voluntario por punto de información o apoyo activo, más 2 personas de reserva para los cambios y descansos. Para cuatro ubicaciones simultáneas, planifica unas 6 personas por turno.
¿Cuánta bebida hay que comprar para un festival de música callejera?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, añade 1 bebida por persona y hora. Reserva una parte sin alcohol y enfría las bebidas con tiempo, porque hacerlo justo antes del inicio suele quedarse corto.
¿Cuándo hay que confirmar el programa y preparar los carteles?: Confirma músicos, horarios y ubicaciones entre 7 y 10 días antes. Imprime los carteles del programa y prepara pulseras y acreditaciones como mínimo 24 horas antes del festival.

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