Straßenmusikfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Route mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe früh, welche Genehmigungen für öffentliche Flächen, Musik und Stromanschlüsse nötig sind, denn Nachfragen bei Behörden können mehrere Wochen dauern.
• Bestätige Musiker und Auftrittszeiten nicht nur mündlich. Teile jedem Act die genaue Route, Spielzeit, Ankunftszeit und den zuständigen Kontakt spätestens 7 Tage vor dem Festival schriftlich mit.
• Plane den Ton je Location einzeln. Prüfe vorab Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Lautsprecherstative; für spontane Ausfälle sollten Powerbanks und mindestens ein Ersatzkabel am Infopunkt liegen.
• Teile Freiwillige in konkrete Schichten ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Rechne für Aufbau, Infopunkt, Kasse, Musikerbetreuung und Abbau jeweils mit einer verantwortlichen Person und verschicke den Einsatzplan 3 bis 5 Tage vorher.
• Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor Beginn und entscheide spätestens 24 Stunden vorher über Partyzelte, Schutz für Technik und Änderungen der Route. Programmschilder, Festival-Banner und Kreidetafeln sollten dann bereits gedruckt und nach Stationen sortiert sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Straßenmusikfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungen. Musiker und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angesprochen und eingeplant sein.

Welche Genehmigungen brauche ich für ein Straßenmusikfestival?

Das hängt von Stadt, Route und Nutzung der Flächen ab. Kläre mindestens 8 Wochen vorher, ob du eine Veranstaltungsgenehmigung, Musik- oder Sondernutzungserlaubnis sowie Vorgaben für Strom und Ausschank brauchst.

Wie viele Helfer braucht ein Straßenmusikfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Infopunkt, Kasse, Musikerbetreuung und Abbau. Für mehrere Spielorte sind zusätzlich etwa 1 bis 2 Helfer je Standort und Schicht sinnvoll.

Wann sollte das Programm für ein Straßenmusikfestival fertig sein?

Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vorher und bestätige es danach noch einmal mit allen Musikern. Drucke die Programmschilder 2 bis 3 Tage vor dem Festival, damit kurzfristige Änderungen noch eingearbeitet werden können.

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