Straatmuziekfestival organiseren: complete checklist

Een straatmuziekfestival vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, route en vergunning, daarna muzikanten, techniek en verkeersmaatregelen. Leg optredens en podiumplekken vast voordat je het programma publiceert. In de laatste week draait alles om bevestigen, materialen controleren en de buurt herinneren. Op de festivaldag zelf moeten route, afzettingen, stroom, geluid, drank en vrijwilligers tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Muzikanten benaderen
2 personen
Muzikanten vastleggen
2 personen
Optredenschema maken
2 personen
Reserveringen maken
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Buurt informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst opstellen
Weersverwachting volgen
Programma publiceren
2 personen
Bewoners herinneren
2 personen
Muzikanten informeren
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route vrijmaken
3 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Podiumplekken markeren
2 personen
Kramen en tafels plaatsen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tent opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Podiumplekken inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Stroomkabels beveiligen
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Informatiebord plaatsen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Muzikanten ontvangen
2 personen
Muzikanten naar speelplek brengen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Optredens aankondigen
Artiesten begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Publieksstromen begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
EHBO aanspreekpunt bemannen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tent afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Straat schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten opslaan
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Muzikanten bedanken
2 personen
Buurtbericht publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Tafelkleedhoudersaantal 16
Opbergboxenaantal 8

Apparatuur

Accuspeakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Muziekmixersaantal 2
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Verdeelstekkersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Megafonenaantal 2
Handlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerkommenaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 16
Afzetlintaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Programmabordenaantal 6
Programmaflyersaantal 500
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning niet pas aan zodra het programma klaar is: begin zodra datum en route vaststaan. Neem de geplande podiumplekken, verkeersmaatregelen en verwachte drukte mee in de aanvraag.
Reserveer voor elke optredenplek een duidelijke technische set. Controleer per plek de accuspeaker, microfoon, statief, kabels, DI-box en reservebatterijen; één ontbrekende kabel kan een optreden stilleggen.
Maak het optredenschema met minstens 15 minuten wisseltijd tussen acts. Gebruik die ruimte voor het verplaatsen van instrumenten, een korte soundcheck en eventuele vertraging.
Wijs vrijwilligers vooraf een vaste taak en tijd toe. Zorg minimaal voor bezetting bij de route, artiestenontvangst, drankpunt en materiaalcontrole; deel ook een contactlijst uit.
Volg het weer vanaf 7 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor aanvang een besluit over tenten, koelboxen, kabelbescherming en handlampen. Herinner bewoners en muzikanten daarna nog één keer met route en aanvangstijden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een straatmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, vergunning en muzikanten. Leg reserveringen en verkeersmaatregelen uiterlijk 8 weken voor het festival vast, zodat wijzigingen nog haalbaar zijn.
Wanneer moet ik een vergunning voor een straatmuziekfestival aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. De behandelingstermijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct bij de aanvraag.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een straatmuziekfestival?: Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van afzettingen, markeren van podiumplekken, opbouwen van tenten en aansluiten van geluid. Reserveer daarna minstens 30 minuten voor een laatste route- en materiaalcontrole.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een straatmuziekfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koel de eerste voorraad vooraf en houd extra water apart voor muzikanten, vrijwilligers en warm weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.