Checklist pour organiser un festival de musique de rue

Un festival de musique de rue se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des autorisations, des artistes et de la circulation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les habitants, les bénévoles ni le matériel technique. Prévoyez aussi un suivi précis des inscriptions, des besoins alimentaires et de la météo. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, dégager le parcours et tester chaque équipement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Contacter les musiciens
2 personnes
Réserver les musiciens
2 personnes
Établir le programme des spectacles
2 personnes
Faire les réservations
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Informer le voisinage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir la liste de contacts
Suivre les prévisions météo
Publier le programme
2 personnes
Rappeler les résidents
2 personnes
Informer les musiciens
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Dégager le parcours
3 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Marquer les emplacements du podium
2 personnes
Installer les stands et les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter la tente
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager les emplacements de scène
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer le panneau d'information
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Amener les musiciens à leur emplacement
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Annoncer les spectacles
Accompagner les artistes
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Gérer les flux de public
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tenir le point de contact des premiers secours
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la tente
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Nettoyer la rue
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Stocker les restes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Remercier les musiciens
2 personnes
Publier l’annonce de quartier

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 4
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Pinces de nappeqté 16
Boîtes de rangementqté 8

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Mixeurs audioqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Piles de rechangeqté 24
Mégaphonesqté 2
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Saladiers de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Arches de ballonsqté 2
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 16
Ruban de balisageqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Passe-câblesqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Panneaux du programmeqté 6
Flyers du programmeqté 500
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et l’autorisation : prévoyez au moins plusieurs semaines pour obtenir les accords nécessaires et coordonner les mesures de circulation.
Confirmez les musiciens avant de publier le programme. Envoyez-leur les horaires, les emplacements et les besoins techniques au plus tard 7 jours avant le festival.
Désignez les bénévoles par créneau et gardez une liste de contacts unique. Pour chaque poste, indiquez un responsable principal et un remplaçant afin d’éviter les zones sans surveillance.
Vérifiez le son en conditions réelles la veille ou le matin même : enceintes sur batterie, microphones, câbles, multiprises, rallonges et piles de rechange doivent être testés ensemble.
Ne gardez pas les boissons et les en-cas pour la dernière minute. Faites les courses au plus tard la veille, puis refroidissez les boissons et préparez les plateaux avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique de rue ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer le parcours, demander l’autorisation, réserver les musiciens et organiser la circulation. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo et le matériel.
Quand demander l’autorisation pour un festival de musique de rue ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, et la circulation peut nécessiter une coordination supplémentaire.
Combien de musiciens faut-il prévoir pour un festival de musique de rue ?: Le nombre dépend du programme et du parcours, mais prévoyez un emplacement et un créneau clairement définis pour chaque prestation. Confirmez les horaires et les besoins techniques de chaque groupe au moins 7 jours à l’avance.
Quand vérifier le matériel avant le festival ?: Faites un inventaire complet 3 à 5 jours avant, puis un test du son le jour précédent ou le matin du festival. Contrôlez notamment les câbles, les batteries, les piles, les rallonges et les multiprises.

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