Checklist para organizar un festival de música callejera

Organizar un festival de música callejera requiere coordinar una ruta, permisos, artistas, sonido, tráfico y puestos sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist te ayuda a ordenar las 73 tareas del plan y a controlar los 64 artículos necesarios. Empieza por fijar la fecha y el recorrido; después cierra músicos, reservas y medidas de seguridad. En la última semana, confirma horarios, voluntarios, materiales y previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Contactar con los músicos
2 personas
Contratar músicos
2 personas
Hacer el programa de actuaciones
2 personas
Hacer reservas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Informar al vecindario
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Seguir la previsión del tiempo
Publicar el programa
2 personas
Recordar a los residentes
2 personas
Informar a los músicos
Comprobar los materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Despejar la ruta
3 personas
Colocar las barreras
4 personas
Marcar los espacios del escenario
2 personas
Colocar los puestos y las mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la carpa
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar los espacios del escenario
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colocar el cartel informativo
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

Recibir a los músicos
2 personas
Llevar a los músicos al lugar de actuación
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Anunciar las actuaciones
Acompañar a los artistas
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Guiar los flujos de público
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Comprobar los baños
Atender el punto de primeros auxilios
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última actuación
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar la carpa
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar las barreras
4 personas
Limpiar la calle
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
Llevar la basura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Agradecer a los músicos
2 personas
Publicar el aviso del barrio

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Puestos de mercadocant. 4
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 8
Mesas altascant. 6
Sujetamantelescant. 16
Cajas de almacenajecant. 8

Equipo

Altavoces con bateríacant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mezcladores de músicacant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 12
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Megáfonoscant. 2
Linternas de manocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cuencos de serviciocant. 16
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners del festivalcant. 6
Arcos de globoscant. 2
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 16
Cinta de balizamientocant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Carteles del programacant. 6
Folletos del programacant. 500
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso y coordina el tráfico antes de anunciar el recorrido. Deja al menos 4 semanas para recibir respuestas y poder ajustar calles, barreras y espacios de actuación.
Cierra los músicos antes de publicar el programa. Envía a cada grupo su horario, punto de actuación, necesidades de sonido y contacto del día como mínimo 7 días antes.
Asigna voluntarios por funciones, no solo por número. Para cada tramo de la ruta, prevé una persona responsable de orientación, otra para materiales y un contacto de reserva.
Comprueba el sonido y la alimentación eléctrica en cada punto de actuación 48 horas antes. Cuenta altavoces con batería, micrófonos, cables, regletas, enrollacables y baterías de repuesto, y etiqueta cada caja.
Compra y enfría las bebidas el día anterior; prepara aperitivos y vajilla antes de despejar la ruta. Coloca carpas, mesas, puestos, barreras y señalización siguiendo un plano para no bloquear el paso de músicos o asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un festival de música callejera?: Presenta la solicitud al menos 4 semanas antes del festival. Ese margen permite coordinar la ruta, las medidas de tráfico, las barreras y cualquier cambio que pida la autoridad.
¿Cuándo hay que contratar a los músicos y publicar el programa?: Intenta cerrar las contrataciones entre 6 y 8 semanas antes. Publica el programa cuando estén confirmados los grupos, los horarios y los puntos de actuación, y envía los detalles definitivos a los músicos 7 días antes.
¿Qué hay que revisar el día anterior al festival?: Revisa la lista de compra y todos los materiales, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y confirma voluntarios, contactos y previsión del tiempo. Haz esta comprobación entre 24 y 48 horas antes para poder sustituir cables, baterías o equipos que falten.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de música callejera?: Como punto de partida, asigna al menos 1 responsable por cada tramo de ruta y 1 persona para cada punto de actuación o puesto. Añade 2 o 3 personas de reserva para cubrir pausas, incidencias y cambios durante el montaje.

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