Straßenmusikfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Genehmigung und stimme Verkehrsmaßnahmen mehrere Wochen vor dem Festival ab. Markiere außerdem jede Podiumsfläche und kläre, wo Absperrungen und Kabelhaspeln sicher liegen.
• Lege das Auftrittsschema mit festen Zeitfenstern fest und bestätige es den Musikern spätestens einige Tage vor dem Termin. Plane zwischen den Sets Zeit für Wechsel, Soundcheck und das Umstellen von Mikrofonständern ein.
• Prüfe die Strom- und Tontechnik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Akkulautsprecher, Funkmikrofone, Mixer, DI-Boxen, XLR-Kabel und Ersatzbatterien gemeinsam. Für jeden Spielort sollte klar sein, wer Technik bringt und bedient.
• Informiere Anwohner frühzeitig über Route, Spielzeiten und mögliche Verkehrsmaßnahmen und erinnere sie kurz vor dem Festival nochmals. Eine aktuelle Kontaktliste mit Veranstaltern, Musikern, Helfern und zuständigen Personen spart am Tag selbst Zeit.
• Verfolge die Wettervorhersage ab einer Woche vorher und entscheide spätestens 24 Stunden vor Beginn über zusätzliche Ausstattung. Kühltaschen, Mehrwegbecher, Thermoskannen, Servierschalen, Pavillons und Handlampen sollten gezählt, transportiert und einem Verantwortlichen zugeordnet sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Straßenmusikfestival anmelden?

Reiche den Antrag für die Genehmigung mehrere Wochen vor dem Festival ein. Sobald Route und Datum feststehen, kannst du außerdem Verkehrsmaßnahmen abstimmen und die betroffenen Anwohner informieren.

Wie viele Musiker brauche ich für ein Straßenmusikfestival?

Das hängt von der Zahl der Spielorte und dem Auftrittsschema ab. Plane pro Spielort mehrere Sets ein und bestätige jede Zusage spätestens einige Tage vor der Veröffentlichung des Programms.

Wann soll ich die Technik für ein Straßenmusikfestival prüfen?

Kontrolliere die komplette Technik spätestens in der letzten Woche und teste sie noch einmal beim Aufbau. Zähle Kabel, Verteiler, Powerbanks und Ersatzbatterien einzeln, damit am Veranstaltungstag nichts für einen Spielort fehlt.

Wann soll ich Getränke und Snacks für ein Straßenmusikfestival vorbereiten?

Kaufe haltbare Getränke und Zutaten rechtzeitig ein und kühle die Getränke am Vortag. Bereite Snacks möglichst am Veranstaltungstag vor und stelle sie in gekennzeichneten Servierbehältern bereit.